Primeiros passos do administrador: o roteiro para deixar a Vendria pronta

Onde fica

Tudo o que o administrador configura mora no menu da sua conta, o menu que abre no seu nome, no canto da tela (no celular, na gaveta do menu). As telas de administração só aparecem para quem tem papel de administrador.

Este guia é o roteiro, na ordem em que vale a pena fazer. Cada passo aponta para o guia completo daquele assunto.

A ordem importa, e por quê

A configuração tem dependências. Sem catálogo não há o que precificar; sem tabela de preço o cliente vê o preço base do produto; sem equipe cadastrada ninguém conversa com a Dri; sem clientes não há para quem vender. A ordem abaixo segue essas dependências:

1. dados da empresa e lojas;
2. ERP, se a sua empresa tiver;
3. catálogo;
4. tabelas de preço;
5. regras comerciais;
6. impostos;
7. equipe;
8. clientes e o acesso dos compradores;
9. arquivos de exportação;
10. o que a Dri deve saber da empresa.

Nada disso é definitivo: tudo pode ser ajustado depois. Mas seguir a ordem evita, por exemplo, montar regras de desconto antes de existir o preço sobre o qual elas correm.

Passo 1: Dados da empresa e lojas

Em Configurações da Empresa ficam as lojas da organização e as chaves de cada uma, e na página de cada loja ficam os dados cadastrais. O nome, o CNPJ, o endereço e o contato que saem no PDF e no Excel da cotação vêm daqui. Confira antes de a equipe mandar o primeiro documento a um cliente.

Se a empresa vende por mais de uma loja (marcas, CNPJs ou operações diferentes), entenda o que é de cada loja e o que vale para a organização inteira antes de configurar o resto: várias telas mostram só a loja em que a sua sessão está.

Guias: ver Configurações: as lojas da organização e as chaves de cada uma, ver Os dados da empresa que saem nos documentos: nome, CNPJ, endereço e contato e ver Várias lojas na mesma organização: o que é de cada loja e o que é compartilhado.

Passo 2: Conectar o ERP (se a empresa tiver)

Com o ERP conectado, parte do trabalho dos próximos passos passa a vir de lá: estoque, e, conforme o que estiver liberado para a sua loja, catálogo, clientes, vendedores e o envio do pedido confirmado. Por isso vale conectar antes de cadastrar à mão o que o ERP já traz.

Guias: ver Conectar o ERP de uma loja, ver O que sincroniza com o ERP, e quando e ver O que o ERP traz sozinho, e o que continua manual.

Passo 3: O catálogo

O catálogo é a base de tudo: é nele que a Dri procura cada produto que o cliente pede por texto, foto, PDF ou planilha. Sem ERP, ele entra por planilha, em Catálogo e Preços, na aba de importação. Depois vêm as fotos dos produtos: elas ajudam a Dri a reconhecer o produto quando o cliente manda uma imagem sem código.

Se os seus códigos têm prefixo (como DV8020) e os clientes costumam escrever só o número, cadastre o prefixo: é o que faz a Dri encontrar o produto mesmo assim.

Guias: ver Importar o catálogo por planilha, ver Importar novo catálogo: o assistente passo a passo, ver Importar as fotos dos produtos e ver Prefixos de código: quando o cliente escreve o código sem o prefixo.

Passo 4: Tabelas de preço

Sem tabela, o cliente vê o preço base do produto. Com tabelas, cada cliente pode ter o preço dele: cria-se a tabela, define-se a tabela padrão da loja, e atribui-se a tabela certa na ficha dos clientes que têm preço diferente.

Guias: ver Tabelas de preço, ver Criar e gerenciar as tabelas de preço e ver Carregar os preços das tabelas por planilha.

Passo 5: Regras comerciais

Em Regras Comerciais ficam as regras que valem em toda cotação: pedido mínimo, condição e forma de pagamento padrão, frete e prazo de entrega, regras de desconto e o teto de desconto que o vendedor pode conceder sozinho.

Duas decisões merecem atenção logo no começo, porque mudam o dia a dia da equipe: se o vendedor pode digitar preço (e de que tipo), e qual o desconto máximo que ele concede sem pedir a ninguém.

Guias: ver Regras comerciais e desconto, ver Desconto máximo do vendedor: o teto de concessão por loja e ver O vendedor pode definir o preço? Preço base e preço fechado.

Passo 6: Impostos

Se a empresa trabalha com IPI ou substituição tributária destacados, ligue os impostos em Impostos e decida onde eles aparecem: na cotação e no pedido, no catálogo e nas listas, nos dois ou em nenhum. A alíquota vem do cadastro do produto (ou da tabela de preço), então confira na mesma tela se o catálogo trouxe os tributos.

Guia: ver Impostos e configuração fiscal.

Passo 7: A equipe

Cadastre as pessoas em Usuários e dê a cada uma o papel certo: administrador, vendedor e assim por diante. Para o vendedor usar a Dri pelo WhatsApp, o telefone dele precisa estar no cadastro. Se a empresa trabalha com representantes comerciais, eles têm tela própria, em Representantes.

Guias: ver Os papéis da Vendria: o que cada um vê e faz, ver Cadastrar um usuário e dar acesso, ver Cadastrar vendedores e atribuir clientes, ver Primeiro acesso: como entra quem você cadastrou e ver Representantes e permissões.

Passo 8: Clientes e o acesso dos compradores

Os clientes ficam em Clientes. Cada um tem um titular (um vendedor ou uma representação), e é esse titular que responde pelas mensagens daquele cliente. Se o cliente vai comprar sozinho, pelo catálogo ou pelo WhatsApp, crie o acesso do comprador na ficha dele.

Guias: ver Cadastrar um cliente: Nova Empresa, documento ou ERP, ver Cadastrar vendedores e atribuir clientes e ver Dar acesso a um comprador: catálogo, WhatsApp e lojas.

Passo 9: Os arquivos que saem da Vendria

Em Exportação você decide como saem o arquivo do pedido e a lista de produtos: quais colunas, em que ordem, em que unidade. Se o seu ERP importa uma planilha num formato específico, é aqui que se monta um modelo para ele. Se os padrões já servem, não é preciso criar nada.

Guias: ver Exportar pedidos: como os arquivos saem e ver Modelos de exportação de pedidos e cotações: padrão, customizados e atalhos ★.

Passo 10: O que a Dri deve saber da empresa

Prazo de entrega, política de troca, garantia, ficha técnica: o que os clientes perguntam e não está no catálogo, a Dri aprende com os documentos que você envia em Conhecimento da Dri. Depois, a fila de dúvidas mostra o que ela não soube responder, e responder ali ensina a Dri para a próxima vez.

Guias: ver Ensinar a Dri: a base de conhecimento da empresa e ver Dúvidas da Dri: o que ela não soube responder.

Depois de configurado: acompanhar o uso

O Dashboard mostra quem da equipe está usando a Vendria, quantas conversas, orçamentos e pedidos confirmados o período teve e como isso evolui no tempo. É o lugar para descobrir quem ainda não começou a usar e precisa de uma ajuda.

Guia: ver O Dashboard do administrador: como ler cada número.

Perguntas comuns

Preciso fazer tudo antes de a equipe começar? Não. O mínimo para a equipe trabalhar é o catálogo, a equipe cadastrada (com telefone, para usar o WhatsApp) e os clientes. Preço, regras e modelos podem ser refinados com o uso.

Não vejo as telas de administração no menu. Elas só aparecem para quem tem papel de administrador. Peça a quem administra a sua organização para conferir o seu papel em Usuários.

Configurei numa loja e na outra não mudou. Várias configurações são por loja. Confira em qual loja a sua sessão está antes de ajustar. Ver Várias lojas na mesma organização: o que é de cada loja e o que é compartilhado.