O que o ERP traz sozinho, e o que continua manual

A pergunta que este guia responde

"Preciso cadastrar meus vendedores e meus clientes um por um, se a minha loja já tem ERP integrado?"

Depende de duas coisas, e as duas são por loja: qual ERP e o que está ligado para você. Não existe resposta única, e chutar errado custa nos dois sentidos: cadastrar à mão o que já ia entrar sozinho gera duplicado; esperar por algo que não está ligado deixa a loja parada.

Em resumo:

• vendedor da equipe interna: entra sozinho quando a sincronização de vendedores está ligada na loja;
• força de vendas ou representante: vira uma representação, pela mesma sincronização;
• cliente usado numa cotação: entra sozinho, bastando a conexão ativa e o conector do ERP liberado na loja;
• a carteira inteira de clientes de uma vez: não entra; não há carga em massa;
• logins de operador do ERP: não entram; são só consulta.

As seções seguintes explicam cada item.

Vendedores

Com a sincronização de vendedores ligada, os vendedores do seu ERP entram sozinhos, e ela separa dois casos:

• vendedor interno (balcão, equipe própria) vira um usuário da Vendria com perfil de vendedor na sua loja, e o vínculo com o código dele no ERP fica registrado: ninguém precisa digitá-lo;
• força de vendas / AFV vira representante externo, com o acesso próprio desse papel, limitado às lojas do mandato.

⚠️ O AFV nem sempre vira pessoa. Quando o código do ERP não corresponde a ninguém que a Vendria já conheça, o que nasce é a representação (a empresa, com o mandato) e nenhum usuário. Alguém ainda precisa ser incluído nela para usá-la. É deliberado: um código que não casou com ninguém vira representação, nunca uma pessoa inventada.

O campo Código do vendedor do cadastro também é preenchido pela sincronização, mas ele é o código interno da Vendria e não tem papel nenhum na atribuição do pedido. Quem leva o pedido ao vendedor certo é o vínculo com o código do ERP.

A sincronização de vendedores vem desligada

A sincronização de vendedores é desligada por padrão e ligada loja a loja, depois que o cadastro de representantes do seu ERP é conferido. O motivo: um cadastro com duplicatas ou com gente que já saiu da empresa viraria usuário na Vendria do mesmo jeito.

Enquanto ela não estiver ligada, o cadastro é manual. Ver Cadastrar vendedores e atribuir clientes.

Quando a sincronização não resolve sozinha

Mesmo ligada, a sincronização para em alguns casos e deixa a decisão com você, num cartão no topo de Vendedores:

• o ERP não diz se a pessoa é da equipe interna ou força de vendas: você escolhe Interno ou Representante, e a escolha é definitiva;
• a pessoa não tem e-mail nem telefone utilizável no ERP, ou o contato dela já pertence a outra conta: você informa um contato ou dispensa;
• o ERP deu clientes a um código de representante que não está na lista de representantes dele: cadastre-o no ERP e sincronize.

Quem está num desses cartões não tem acesso à Vendria até a decisão ser tomada.

⚠️ Ver a lista de usuários do ERP não é o mesmo que sincronizar

Alguns ERPs deixam a Vendria listar os logins de operador que existem lá: é essa lista que aparece quando você vincula uma conta do ERP a uma pessoa, na ficha dela em Usuários. Isso é um catálogo de consulta: nada é criado a partir dele. Ver o seu vendedor nessa lista não quer dizer que ele já está na Vendria.

A distinção existe de propósito: criar acesso é uma decisão, e ela não deve acontecer como efeito colateral de uma consulta.

Clientes

Um cliente do ERP entra na Vendria quando alguém o usa pela primeira vez, montando uma cotação para ele pela busca no ERP, por exemplo, ou quando alguém clica em Trazer este cliente numa lista da carteira do ERP. Para isso basta a loja ter a conexão ativa e o conector daquele ERP liberado para ela; não depende da sincronização de clientes.

O cliente entra com o cadastro inteiro (matriz e filiais do grupo) e já atribuído ao vendedor que o ERP indicar.

Não há carga em massa: a base não é copiada de uma vez. Isso é decisão, não limitação. Copiar a carteira inteira traria para dentro clientes inativos, duplicados e cadastros incompletos que ninguém revisou, e o esforço de limpar depois é maior que o de deixar cada um entrar quando alguém precisa dele.

🚨 A sincronização de clientes bloqueia o cadastro manual

Existe também uma sincronização de clientes, desligada por padrão e ligada por loja. Ligá-la faz uma coisa a mais, que pega muita gente de surpresa: a organização passa a ter o ERP como única origem de cliente.

Basta UMA loja com conexão ativa e essa chave ligada para o cadastro manual de clientes ficar bloqueado em todas as lojas da organização. Quem tentar cadastrar à mão recebe a mensagem de que os clientes da organização vêm do ERP e de que o cadastro manual está bloqueado, com a orientação de cadastrar no ERP e usar a busca no ERP ao montar a cotação.

Se alguém reclamar que "não consigo mais cadastrar cliente à mão", é aqui que se olha.

O que fazer na prática

1. Pergunte qual é o seu caso. As chaves são ligadas por loja, e quem as liga é a equipe da Vendria, junto com você.
2. Antes de ligar a sincronização de vendedores, confira o cadastro de representantes do ERP: quem está ativo, quem saiu, se há duplicatas; e, em ERP que guarda o DDD separado do telefone, se o DDD está preenchido. Representante sem DDD válido simplesmente não entra, e isso não se corrige do lado da Vendria: preenchido no ERP, ele entra sozinho na sincronização seguinte.
3. Enquanto não estiver ligada, cadastre à mão e não confunda os dois códigos: o Código do vendedor é interno; o vínculo que leva o pedido à pessoa certa é feito em Códigos de vendedor no ERP, na ficha dela.
4. Antes de ligar a sincronização de clientes, combine com a equipe que ninguém mais vai cadastrar cliente à mão, em nenhuma loja.

Perguntas comuns

O ERP está integrado e meus vendedores não apareceram. A sincronização de vendedores provavelmente não está ligada na sua loja, ou eles estão parados num cartão de pendência em Vendedores.

Um representante do ERP virou uma empresa, não uma pessoa. O código dele não casou com ninguém conhecido, então nasceu a representação. Inclua a pessoa nela.

Por que um cliente do ERP ainda não está na Vendria? Ele entra quando é usado numa cotação ou trazido à mão. Não há importação da carteira inteira.

Ninguém consegue mais cadastrar cliente. Alguma loja da organização tem a sincronização de clientes ligada. Fale com a equipe da Vendria.