Representantes e permissões

Resumo

Na maioria das vezes a representação já vem do ERP: com o ERP conectado, a Vendria cria sozinha as representações que o ERP declara. Então o primeiro passo é conferir a lista em Representantes, e só quando ela não está lá você a cadastra em Novo Representante. Depois, abra a ficha, vá à aba Membros e cadastre o Sócio com o Telefone (WhatsApp) e/ou o Email dele. O primeiro membro entra sempre como Sócio, e é ele quem inclui o resto da equipe.

Onde fica

No menu da sua conta, em Representantes. A tela tem uma lista só, Representantes e cadastro do ERP, com uma linha por representação, e o botão Novo Representante no topo.

O que é uma representação

É uma empresa de fora que vende em seu nome: um escritório de representação, com sócios e vendedores próprios, contrato (o mandato) e carteira de clientes própria. É diferente de um vendedor interno, que é da sua folha e se cadastra em Usuários.

Na Vendria, quem tem o vínculo com a sua empresa é a representação, não cada pessoa: as pessoas entram como membros dela, e o acesso de todas vem do mandato.

Antes de cadastrar: confira se ela já veio do ERP

Na maioria das vezes a representação já está na lista. Com o ERP conectado, a Vendria lê os representantes que o ERP declara e cria a representação sozinha. Procure na lista pelo nome, documento ou código:

• Ambos ou Só Vendria na coluna Origem: a representação já existe. Abra a ficha e siga para o Sócio (ver a seção sobre o Sócio, abaixo).
• Só ERP: o ERP declara, mas a Vendria não conseguiu criar (quase sempre por falta de documento). Use Criar na Vendria (ver a seção sobre as linhas Só ERP, abaixo).
• Não aparece: use Falta alguém? para procurar no cadastro completo do ERP.

Cadastrar uma representação que não está no ERP

1. Clique em Novo Representante.
2. Preencha o Nome (obrigatório) e, se tiver, CNPJ, Razão social, Telefone, Email, Registro CORE e UF do CORE.
3. Clique em Salvar.

A representação nasce com um mandato ativo com a sua empresa, cobrindo todas as lojas, e a tela abre a ficha dela. Lá você inclui os membros, ajusta o mandato (comissão, território, lojas) e monta a carteira. Ver A ficha de uma representação: mandato, membros e carteira.

⚠️ "Já existe uma empresa representante com este CNPJ." quer dizer que a representação já está na Vendria, cadastrada por outra empresa. Não crie outra com CNPJ diferente: peça ao suporte da Vendria para abrir o mandato com a que já existe.

Depois: cadastre o Sócio em Membros

Com a representação na lista, olhe a coluna Membros. Com 0, abra a ficha, vá à aba Membros, clique em Novo Membro, escolha Pessoa nova e cadastre o Sócio com o Telefone (WhatsApp) e/ou o Email dele. O primeiro membro entra sempre como Sócio, e é ele quem inclui o resto da equipe.

Os dois contatos juntos são o melhor: o telefone liga o Sócio à Dri no WhatsApp e deixa ele entrar no site pelo celular, e o e-mail é por onde vai o pedido de confirmação da conta. Ver Como uma representação começa na Vendria: o Sócio primeiro, a equipe depois.

As colunas da lista

• Empresa / Nome no ERP: o nome da representação (clique para abrir a ficha).
• Documento: CNPJ, ou CPF de quem representa como pessoa física.
• Origem: Ambos (existe na Vendria e o ERP declara código para ela), Só Vendria (criada à mão, sem código do ERP) ou Só ERP (código que o ERP declara e que ainda não virou representação aqui).
• Código ERP: os códigos do ERP ligados à representação, um selo por código.
• Situação: só nas linhas do ERP: Vinculado ou o motivo de a linha ainda não ter par.
• Membros, Comissão e Clientes: quantas pessoas, a taxa do mandato e o tamanho da carteira.
• Sócio confirmou: Sim quando o Sócio já confirmou a conta e passou a administrar a equipe; Não, com o lembrete "peça a confirmação na aba Membros".
• Mandato: Ativo, Encerrado ou Sem mandato. Linha com mandato encerrado aparece esmaecida.

As linhas "Só ERP" e o botão Criar na Vendria

A lista não esconde nada do que o ERP declara. Um código que o sync não conseguiu transformar em representação (quase sempre por falta de documento) aparece como Só ERP, com o motivo, e com o botão Criar na Vendria.

Esse botão abre Criar representação na Vendria: informe o CNPJ da empresa (ou use o que o ERP declara) e confirme. O código passa a apontar para a representação, com mandato ativo. Se já existir uma representação com aquele CNPJ, o código junta-se a ela.

⚠️ Quando o código está ligado a uma pessoa, a janela avisa: criar a representação tira o código da pessoa e o passa para a empresa.

Linhas que esperam decisão de classificação não se resolvem aqui: a escolha fica nos cartões do topo de Vendedores.

Falta alguém na lista?

A lista mostra o que o ERP marca como representante. Se você acha que falta alguém, clique em Falta alguém?: a busca Procurar no cadastro completo do ERP procura em todo o cadastro, inclusive linhas que o ERP não marca como representante. Incluir traz a linha para a lista; já no cadastro quer dizer que ela já está lá.

O mandato liga e desliga o acesso

Enquanto o mandato está ativo, os membros da representação alcançam as lojas que ele cobre.

⚠️ Mandato sem loja escolhida cobre TODAS as lojas ativas da sua empresa, inclusive as que você abrir depois. Se a representação atende só parte da operação, marque as lojas no mandato.

Encerrar mandato corta o acesso de todos os membros de uma vez: o gesto certo quando a relação comercial termina, sem precisar desativar pessoa por pessoa. Vencer o prazo do contrato não encerra nada sozinho.

O que cada membro vê

Depende do papel da pessoa dentro da representação:

• Vendedor vê as próprias cotações e, enquanto a fila de pedidos novos estiver aberta a toda a equipe, também as que chegam para a representação sem dono. O Sócio pode fechar essa fila em Permissões, e aí o Vendedor deixa de ver os pedidos sem dono.
• Administrativo vê e edita as cotações de toda a equipe, mas não mexe em pessoas.
• Sócio vê e edita as cotações de toda a equipe e administra as pessoas.

Os clientes são outra conta: a carteira é da representação, e todos os membros alcançam os clientes dela, qualquer que seja o papel.

Ninguém da representação vê os clientes dos seus vendedores internos, nem os de outra representação. Ser Sócio de uma representação que não tem mandato com a sua empresa não dá acesso nenhum aqui.

⚠️ Colega desativado continua aparecendo para quem tem papel de equipe (Sócio e Administrativo), de propósito: cobrir quem saiu de férias ou da empresa é justamente o caso de uso, e o documento dele não some com a conta.

Quando dá errado

"Não foi possível carregar o cadastro de representantes do ERP.": a leitura do ERP falhou. As representações da Vendria continuam listadas; as linhas do ERP voltam com Tentar novamente.

"Nenhum representante cadastrado.": a sua empresa ainda não tem nenhuma representação, e o ERP não declara nenhuma.

A busca da lista não acha: ela procura por nome, documento ou código. Para o que o ERP não marcou como representante, use Falta alguém?.