Exportar pedidos: como os arquivos saem

Onde fica

No menu da sua conta, em Exportação. A tela só aparece para administradores.

⚠️ A tela Exportação configura, ela não baixa

Na tela Exportação você decide como os arquivos saem: quais colunas, em que ordem, com que formatação. Não é daqui que se baixa um pedido.

Para baixar um pedido ou uma cotação, abra o documento e use o botão Exportar, no alto da página. É lá que ficam os atalhos marcados com ★, o Exportar com modelo... e os downloads diretos em PDF, Excel e CSV.

Como baixar o arquivo de um pedido ou cotação

1. Abra o pedido ou a cotação.
2. Clique em Exportar, no alto da página.
3. Escolha uma das saídas do menu:

• um atalho (os itens com ★ no topo do menu): baixa com o modelo e o formato que você definiu na tela Exportação, num clique;
• Exportar com modelo...: abre uma janela onde você escolhe o Modelo, o Formato e o Nome do arquivo, vê a pré-visualização das primeiras linhas e clica em Baixar;
• em Baixar arquivo, PDF, Excel ou CSV: baixam com o modelo padrão daquele formato;
• Excel (nome do template): aparece para cada template de pedido cadastrado, e preenche aquela planilha com os itens;
• Por filial (CSV ERP, .zip): só aparece quando o pedido tem rateio entre filiais, e entrega um arquivo por filial dentro de um .zip.

Na janela Exportar com modelo... de um pedido há ainda duas chaves opcionais: Itens que não entraram (demanda latente) e Itens em pré-venda, que acrescentam essas tabelas como arquivos extras.

Baixar o pedido e as tabelas extras num .zip só

Logo abaixo dessas duas chaves, na janela Exportar com modelo... do pedido, fica a chave Empacotar em ZIP. Desligada, o pedido e as tabelas extras são baixados como arquivos separados. Ligada, eles chegam juntos, num único .zip.

A chave só pode ser ligada quando há alguma tabela extra para empacotar e o download não está com ajustes próprios. A frase embaixo dela diz o motivo quando ela está travada:

• Indisponível sem tabelas extras.: ligue Itens que não entraram (demanda latente) ou Itens em pré-venda primeiro;
• Indisponível com ajustes personalizados.: desligue Ajustes para esta exportação; o .zip sai sempre com as regras do modelo escolhido.

Ela existe só para pedidos, não para a lista do catálogo.

A tela Exportação tem dois grupos, e eles cuidam de arquivos diferentes

Pedidos e cotações: o documento: cliente, condições, totais, imposto, uma linha por item comprado. É o que você manda ao cliente e o que alimenta o seu ERP.

Catálogo e listas: a lista de produtos: código, descrição, atributos, preço, estoque. É o arquivo que o vendedor compartilha pelo WhatsApp e o que sai no botão Exportar da tela de produtos.

Confundir os dois grupos é o erro mais comum desta tela. Quem procura "as colunas do arquivo" e mexe no bloco errado muda o arquivo que não queria mudar.

O que tem em cada cartão da tela Exportação

No grupo Pedidos e cotações:

• Modelos de Exportação: os modelos padrão (um por formato) e os modelos customizados do documento. Ver Modelos de exportação de pedidos e cotações: padrão, customizados e atalhos ★ e Colunas, unidade, filial e formatação de um modelo de exportação de pedido.
• Um aviso com o link Impostos: a configuração de imposto fica na tela própria. Ver Impostos e configuração fiscal.
• Dados do Cliente: quais dados do cliente saem no documento, e se as condições comerciais são aprendidas. Ver Dados do cliente nos documentos e aprendizado de padrões comerciais.
• Templates de Pedido: planilhas Excel que a Dri preenche com os itens de um pedido. Ver Templates de Pedido: a planilha que a Dri preenche com o pedido.

No grupo Catálogo e listas:

• Modelos de Exportação da lista do catálogo: colunas, layout e quais modelos a equipe enxerga. Ver Modelos de exportação da lista do catálogo: colunas, layout e visibilidade.
• Ordem padrão da lista do WhatsApp e Janela de novidades. Ver Ordem padrão e janela de novidades da lista do WhatsApp.

Modelo padrão ou modelo customizado: qual mexer

Os Modelos padrão existem sempre, um por formato, e são o que sai quando alguém baixa direto pelo menu, sem escolher modelo. Mexer num padrão muda o download do dia a dia de todo mundo.

Os Modelos customizados são variações opcionais: um layout que só um cliente pede, um arquivo para outro sistema. Marcando um com ★ ele vira atalho no menu Exportar do pedido. Se os padrões já dão conta, não precisa criar nenhum.

O que vale para quem

Os modelos de exportação são da organização: valem para todas as lojas dela. Já os cartões Dados do Cliente e Templates de Pedido são da loja em que você está.

As colunas dos modelos valem para os arquivos que alguém baixa. O PDF do orçamento enviado ao cliente sai no modelo marcado na faixa Envio do orçamento, acima de Modelos customizados; sem modelo marcado, sai no layout padrão.

O que não sai no arquivo

Os campos que um modelo de pedido oferece não incluem custo nem margem. E quando é o próprio comprador que baixa o arquivo do pedido dele, informações internas da casa (como o tipo de pedido do ERP e a observação da nota fiscal) ficam de fora.

Se o seu ERP recusa o arquivo

Quase sempre é o modelo, não o conteúdo: cada ERP espera colunas, separadores e codificação diferentes. Confira o modelo padrão daquele formato, em especial Delimitador (CSV/TXT) e Codificação (CSV/TXT), antes de procurar em outro lugar. Se o arquivo abre com caracteres estranhos, tente a codificação Latin-1.