Exportar a cotação em Excel ou PDF pelo WhatsApp

O que é

Depois que a Dri monta a cotação no WhatsApp, ela oferece os botões [Exportar] e [Adicionar itens]. Tocando em Exportar, aparecem [Excel] e [PDF], e o arquivo sai no modelo de arquivo que a sua empresa usa.

Exportar pelo WhatsApp é mais do que baixar: é dizer "estou mandando este pedido". Por isso o toque no botão faz outras coisas além de gerar o arquivo, e pedir o arquivo por escrito não faz. As duas seções seguintes explicam a diferença.

Para baixar a cotação pela tela, ver Baixar a cotação em PDF, Excel ou CSV: o menu Exportar e os modelos.

Pedir o arquivo por escrito não é exportar

Esta é a diferença que mais engana:

• Tocar em [Exportar] e escolher o formato (ou escrever exatamente o rótulo do botão) é exportar. O documento é marcado como exportado, a Dri tenta confirmar o pedido e a conversa se encerra.
• Pedir o arquivo em palavras ("manda o primeiro pedido em PDF") entrega só o arquivo. O documento continua exatamente como estava: em rascunho, sem marca de exportação, nada vai ao ERP, e a conversa segue aberta. A mensagem avisa: "📄 Só o arquivo: o pedido continua em rascunho e nada foi enviado ao ERP."

A regra por trás: nenhum passo sem volta sai de uma frase que não o pediu.

O efeito colateral é proposital: sem a marca de exportação, a cotação não entra na resposta de "o que está pendente pra mim?". Um rascunho que ninguém exportou não é tarefa pendente de ninguém.

O que acontece quando você toca em Exportar

1. A Dri gera o arquivo no formato escolhido e manda na conversa, com a contagem de itens ("Planilha enviada com 12 itens!").
2. O documento ganha a marca de exportado: na lista de cotações ele passa a aparecer como Exportado, com há quanto tempo.
3. A Dri tenta confirmar o pedido, o que só acontece em alguns casos (veja a seção sobre quem confirma).
4. Junto do arquivo chegam os avisos sobre o pedido: pendência de conferência, item zerado, falta de estoque, pedido mínimo e outros.
5. A conversa é encerrada. A próxima mensagem abre um atendimento novo.

Quem confirma o pedido ao exportar pelo WhatsApp

Pelo WhatsApp, o pedido só é confirmado quando quem exporta é administrador da empresa ou da loja daquela cotação. Para o vendedor e o representante, o toque em Exportar entrega o arquivo e deixa a cotação em rascunho, com a marca de exportada. A mensagem diz: "📄 Enviei o arquivo. O pedido ainda não foi criado: abra a cotação na Vendria e confirme para gerá-lo."

Isso é decisão, não falha: no WhatsApp não há tela para mostrar o que o pedido vai levar antes de confirmá-lo. O vendedor confirma pela tela da cotação. Ver Confirmar o orçamento: direto ou depois que o cliente aceitou.

Os avisos que chegam com o arquivo exportado

Alguns avisos impedem a confirmação; os outros só descrevem o pedido que saiu.

Impedem:

• pedido mínimo: "🚫 Este pedido NÃO foi confirmado: o total está abaixo do pedido mínimo desta loja";
• informação que o ERP exige: "🚫 Este pedido NÃO foi confirmado: falta informação que o ERP exige para montar o pedido". Abra o pedido na tela para ver o que falta;
• cliente que o ERP recusa: "🚫 Este pedido NÃO foi confirmado: o ERP desta loja recusa este cliente". O ERP só aceita pedido de cliente cadastrado nele, sem duplicidade e sem bloqueio. Abra a cotação para ver o motivo exato, acerte o cadastro no ERP (ou peça a quem cadastra clientes), use Conferir no ERP e exporte de novo. A recusa também é conferida de novo com o ERP sozinha, depois de alguns minutos.

Só avisam:

• pendência de conferência: a leitura saiu como estava; abra a cotação, confira e exporte de novo se algo mudar;
• item com quantidade zero: aquele item não entrou no pedido;
• falta de estoque sem decisão: a quantidade pedida foi inteira para o pedido e para o arquivo. Decida na linha da cotação (ver Estoque na cotação: o aviso de falta e as saídas) e exporte de novo;
• forma de pagamento ou prazo em branco, rateio por filial recusado: o pedido existe na Vendria, mas vai ter problema na hora de ir ao ERP. Cada aviso diz o que escolher ou corrigir na cotação.

O ERP e a exportação pelo WhatsApp

Em regra, exportar pelo WhatsApp não grava nada no ERP, mesmo quando o pedido é confirmado ali. A gravação no ERP sai pela tela do pedido, onde dá para ver os avisos antes de mandar. Quando a sua loja envia pedidos ao ERP, confira a cotação na tela depois de exportar. Ver Quando o pedido confirmado não entra no ERP.

Exportar uma compra com mais de uma loja

Quando a cotação virou uma compra com pedidos de lojas diferentes, a exportação gera um arquivo por loja, e a mensagem diz quantos saíram ("3 planilhas enviadas! 40 itens.").

Se a sua empresa trata cada pedido da compra como independente, só o pedido desta conversa pode ser confirmado por ali. A mensagem avisa: "Confirmei só o pedido desta conversa. Os demais desta compra se confirmam na web, um a um".

Modelos de arquivo na exportação pelo WhatsApp

Se a sua empresa tem mais de um modelo de arquivo, a Dri pergunta qual usar; com um só, ela usa aquele sem perguntar. Para saber quais existem, peça "quais modelos eu tenho?": ela lista o modelo do arquivo que sai e o modelo da planilha que o cliente manda.

Pedir a lista num modelo nomeado ("manda a lista no modelo Time Interno") já é entrega: ela gera o arquivo naquele modelo. Ver Modelos de arquivo da lista: de quem é o layout.

No celular e no computador

Os botões [Excel] e [PDF] funcionam no WhatsApp do celular e no do computador. O formulário do WhatsApp (a telinha para escolher o cliente e as condições antes de exportar) só abre no celular. No computador, use os botões ou abra a cotação pelo link da Vendria.

Quando o arquivo exportado não sai

Se o arquivo falha, a Dri diz. Numa compra com mais de uma loja, ela conta o que saiu e o que não saiu ("2 de 3 planilhas enviadas. Falhou: …") e mantém a conversa aberta, para você tocar em Exportar de novo.

O arquivo nunca some em silêncio: uma mensagem de "enviado" sobre um arquivo que não chegou seria pior que o erro.

Erros comuns

• Tocar em Exportar querendo só o arquivo. Exportar marca a cotação como exportada e encerra a conversa; para administrador, também confirma o pedido. Para só receber o arquivo, peça em palavras: "manda em PDF".
• Pedir o arquivo em palavras achando que exportou. "Manda em PDF" entrega só o arquivo: a cotação continua em rascunho e nada vai ao ERP.
• Exportei e a cotação continua Rascunho. É o normal para vendedor e representante: confirme pela tela.
• Pedi o PDF e a conversa não fechou. Pedir por escrito entrega só o arquivo. Para exportar de fato, toque em Exportar.
• O cliente recebeu um item sem estoque. Sem decisão na linha, a quantidade pedida vai inteira. Decida na cotação e exporte de novo.