Quando o pedido confirmado não entra no ERP

Onde fica

Quando a sua loja envia pedidos ao ERP, a página do pedido (no menu em Cotações) tem a faixa Status de envio no ERP. Fechada, ela mostra esse nome e um estado curto: importado, aguardando importação, falha temporária, não foi montado, recusado na importação, cliente não cadastrado no ERP, cliente duplicado no ERP, não entrou e outros. Quando o pedido nunca foi enviado, o cabeçalho diz Pedido ainda não enviado ao ERP.

Clique no cabeçalho para abrir a faixa. Dentro dela, o bloco Estado traz o título completo do que aconteceu, a explicação e os botões de ação. Na página da compra, o mesmo estado aparece numa caixa colorida por pedido, só para leitura.

Na lista de Cotações, o filtro ERP: não entrou junta os pedidos confirmados que ficaram de fora, com a contagem entre parênteses: é o jeito mais rápido de achar todos de uma vez.

Numa loja que não envia pedidos ao ERP, nada disso aparece.

Por que um pedido confirmado pode ficar fora do ERP

Confirmar cria o pedido na Vendria e dispara o envio ao ERP. São dois passos separados de propósito: uma falha do ERP nunca desfaz a confirmação. Por isso existe um estado real (pedido confirmado aqui e ausente lá), e é dele que esta página trata.

O motivo muda o conserto. Às vezes a Vendria nem chegou a falar com o ERP; às vezes o ERP respondeu e recusou; às vezes a chamada não completou. O bloco Estado diz qual foi, e as seções seguintes dizem o que fazer em cada caso.

O que cada estado do envio ao ERP quer dizer

Estes são os títulos que aparecem no bloco Estado da faixa Status de envio no ERP:

• Pedido importado no ERP: entrou; o número do pedido no ERP vem junto.
• Pedido enviado ao ERP: chegou e aguarda o aceite de quem cuida do ERP. Se o aceite demora mais que o normal, o título passa a ser Pedido esperando confirmação no ERP: vale cobrar o aceite.
• Envio ao ERP em andamento: ainda sem resposta; se ela não vier, o reenvio automático assume.
• Falha temporária no envio ao ERP: o ERP não respondeu, e uma nova tentativa automática já está marcada. Nada a fazer agora; confira mais tarde.
• Este pedido não foi enviado ao ERP: a Vendria achou um problema antes de falar com o ERP, e nenhuma conexão foi contatada. O motivo vem escrito logo abaixo.
• O ERP recusou a importação deste pedido: o pedido chegou ao ERP e a retaguarda de lá não aceitou. A causa está no cadastro do ERP.
• O ERP recusou este pedido: recusa definitiva, sem nova tentativa automática.
• O ERP (Filial) não aceitou o pedido: o cliente não está cadastrado lá (com o nome da conexão do seu ERP no lugar de Filial): o ERP só aceita pedido de cliente cadastrado nele. Ver a seção Quando o ERP recusa o pedido por causa do cliente, logo abaixo.
• O ERP (Filial) não aceitou o pedido: há mais de um cadastro com o CNPJ deste cliente: o ERP tem o cliente em dobro e não sabe em qual lançar.
• Pedido ainda não enviado ao ERP: o pedido está confirmado e o envio nunca foi feito.

Abaixo do título, a linha Detalhe do ERP: traz a mensagem que o ERP devolveu, quando há uma, ou Motivo:, quando quem recusou foi a Vendria, antes de falar com o ERP. É a frase a copiar ao pedir ajuda.

Na recusa por causa do cliente, a mensagem técnica do ERP ("no customer for CNPJ…") não aparece: no lugar dela vem a explicação em português. Se o ERP apontou mais alguma coisa na mesma resposta (um produto, uma tabela), isso aparece numa linha à parte, O ERP também apontou: …. Leia essa linha antes de reenviar: cadastrar o cliente não resolve o resto, e o reenvio voltaria recusado pelo outro motivo.

Quando o ERP recusa o pedido por causa do cliente

É o caso mais comum de pedido confirmado que não entra: o cliente não está cadastrado no ERP daquela loja, ou está cadastrado duas vezes. Numa empresa com mais de um ERP, o cliente pode existir num e faltar no outro. O título diz em qual ERP ele falta, com o nome da conexão entre parênteses (por exemplo, ERP (Filial)).

O pedido não se perdeu. Ele está confirmado na Vendria, com itens, preços e condições, e pode ser reenviado sem digitar de novo. A explicação da faixa diz exatamente isso, e diz o que fazer:

1. Cadastre o cliente no ERP indicado (ou peça a quem cadastra clientes na sua empresa). No caso do cadastro duplicado, o conserto é o contrário: deixar um cadastro só no ERP, e isso se faz no próprio ERP.
2. Espere o ERP aprovar o cadastro. Esse aceite é um passo manual de quem cuida do ERP.
3. Volte ao pedido e clique em Reenviar ao ERP.

Cadastrar o cliente direto do pedido recusado

Quando o motivo é cliente não cadastrado, quem pode cadastrar cliente no ERP vê, ao lado de Reenviar ao ERP, o link Cadastrar cliente no ERP (Filial). Ele abre o cadastro já preenchido: com os dados que o cliente tem em outro ERP da empresa, quando ele existe lá, ou com o que a Vendria sabe dele. O CNPJ é o que o ERP recusou, e a conexão marcada é a do pedido. Confira os dados e clique em Enviar ao ERP. A mensagem confirma: "Cadastro enviado ao ERP (Filial). Depois que o ERP aprovar o cadastro, reenvie o pedido."

Depois do envio, o link dá lugar ao andamento do cadastro, que todos que veem o pedido enxergam (mesmo quem não pode cadastrar):

• "Cadastro enviado ao ERP (Filial) em 08/10 às 14:30 — aguardando aprovação. Quando o ERP aprovar, reenvie o pedido.", com o botão Verificar de novo, para perguntar ao ERP se o cadastro já foi aprovado;
• quando o ERP aprova: "O ERP (Filial) aprovou o cadastro (código 12345). Agora reenvie o pedido." O código do cliente no ERP só aparece para quem fez o cadastro, para a representação dele e para os administradores; os demais leem a mesma frase sem o código.

Quem não pode cadastrar cliente no ERP não vê o link. No lugar dele, lê "Peça a quem cadastra clientes para cadastrar este CNPJ no ERP (Filial); depois reenvie o pedido." (o cadastro de cliente no ERP pela Vendria ainda está em teste, liberado pessoa a pessoa). Ver Pedir o cadastro de um cliente novo.

O link não aparece no cadastro duplicado: não há cliente a cadastrar, e cadastrar de novo criaria o terceiro. Resolva a duplicidade no ERP.

No pedido rateado entre filiais, cada filial tem o seu CNPJ. Por isso o link e o andamento não ficam no topo do pedido, e sim na linha de cada filial recusada, já com o CNPJ daquela filial: cadastre por ali (ou peça a quem cadastra clientes) e reenvie a filial pela linha dela.

Quando a recusa veio na importação

Se o título diz O ERP (Filial) recusou a importação deste pedido: o cliente não está cadastrado lá, o pedido chegou ao ERP e foi a retaguarda de lá que o recusou. Aí reenviar não adianta: o ERP responderia com a mesma recusa. Cadastre o cliente (ou peça a quem cadastra) e, depois que o ERP aprovar, faça um pedido novo, duplicando este. Ver Duplicar e revisar uma cotação.

A próxima cotação desse cliente já sabe

A Vendria guarda a resposta do ERP. Depois de um pedido recusado por cliente não cadastrado, a próxima cotação desse cliente, para o mesmo ERP, não confirma: o botão fica cinza com o motivo, em vez de mandar outro pedido que seria recusado. Ela destrava quando o cadastro existir no ERP: a recusa é conferida de novo com o ERP depois de uns 10 minutos, ou na hora, com Conferir no ERP na cotação. Ver Confirmar o orçamento: direto ou depois que o cliente aceitou.

Pelo WhatsApp vale o mesmo: quando o ERP recusa o cliente, a exportação responde que o pedido não foi confirmado, em vez de confirmar um pedido que não entraria no ERP.

Enviar ao ERP um pedido que nunca foi enviado

Quando o cabeçalho da faixa diz Pedido ainda não enviado ao ERP, o bloco Estado traz o botão Enviar ao ERP para quem pode enviar. É o caso típico do pedido confirmado sem passar pela tela (por exemplo, exportado pelo WhatsApp por um administrador) e que nunca foi gravado no ERP.

1. Abra o pedido e confira itens, condições e cliente.
2. Abra a faixa Status de envio no ERP e clique em Enviar ao ERP.
3. Acompanhe a faixa: o estado curto do cabeçalho passa a mostrar o envio.

Reenviar ao ERP depois de corrigir a causa

O botão Reenviar ao ERP aparece só em dois casos: a recusa definitiva que espera uma pessoa (O ERP recusou este pedido, Este pedido não foi enviado ao ERP e a recusa por causa do cliente, O ERP (…) não aceitou o pedido) e o pedido cujos itens não pertencem todos à mesma conexão de ERP (Não foi possível decidir para qual ERP enviar). Nos outros estados o botão não aparece, porque reenviar ali duplicaria o pedido ou brigaria com a tentativa automática.

Reenviar é a mesma venda tentando chegar ao ERP outra vez; não cria documento novo. Corrija antes o motivo escrito no bloco; reenviar sem corrigir devolve a mesma recusa.

Quem pode reenviar: o vendedor dono do pedido e quem administra a empresa. O vendedor da casa não reenvia o pedido de um colega. Numa representação que não libera o envio ao ERP pelo vendedor, o botão aparece desabilitado, com o motivo: o Sócio ou o Administrativo da representação é quem envia.

Quando reenviar não resolve

Alguns estados não têm botão de reenviar, e neles o caminho é outro:

• O ERP recusou a importação deste pedido (inclusive quando o motivo é o cliente não cadastrado): reenviar a mesma referência não muda nada: o ERP responderia com a mesma recusa. Corrija no cadastro do ERP o que ele apontou e faça um pedido novo, duplicando este. Ver Duplicar e revisar uma cotação.
• Envio retirado da fila do ERP: alguém tirou o envio da fila. A referência foi consumida; para vender de novo, é preciso um pedido novo.
• O ERP está com a gravação desligada e Envio ao ERP abandonado: o pedido não entrou e só o suporte da Vendria reenvia. Acione o suporte com o número do pedido.

Um pedido confirmado não volta a ser rascunho

Não há como reabrir como rascunho um pedido confirmado, mesmo que ele nunca tenha entrado no ERP. Para corrigir e mandar de novo, duplique o pedido: a cópia nasce em rascunho, com número novo, e você a confirma depois de acertar. O original continua como está.

Dispensar o aviso do ERP

Quando o pedido parou num estado que não vai mais andar sozinho, o bloco Estado pode trazer Dispensar o aviso (ou Dispensar os N avisos, num pedido rateado). O clique tira o aviso da fila de pendências, e só isso: nada é enviado nem cancelado no ERP, e o que já entrou lá continua lá.

⚠️ Pela tela do vendedor não há como desfazer a dispensa. Use-a quando o assunto já foi resolvido de outro jeito, por exemplo, quando você duplicou o pedido e o novo entrou.

No pedido rateado, confira filial a filial

Um pedido rateado entre filiais vira vários pedidos no ERP, um por filial. A faixa resume tudo no título ("2 de 3 filiais com pedidos no ERP" ou "Pedido enviado ao ERP nas 3 filiais") e lista cada filial logo abaixo, com o estado de cada uma.

O resumo não basta: duas filiais podem ter entrado e a terceira ter sido recusada. Nesse caso o Reenviar ao ERP fica na linha da filial que falhou, e reenvia só ela, sem mexer nas que já entraram. Quando alguma filial nem chegou a ter envio, a faixa diz isso e pede o suporte da Vendria.

Perguntas comuns

• O envio parece certo, mas o cliente diz que não há pedido. Confira se o bloco Estado diz Pedido enviado ao ERP: nesse estado o pedido espera o aceite manual de quem cuida do ERP.
• O botão Reenviar ao ERP não aparece. O estado não é de reenvio: leia o título do bloco Estado e siga o caminho da seção correspondente.
• Cadastrei o cliente e reenviei, mas voltou recusado. O ERP ainda não aprovou o cadastro (o aceite é manual, do lado de lá), ou apontou outro motivo junto: confira a linha O ERP também apontou.
• Preciso digitar o pedido de novo? Não, quando o título diz que o ERP não aceitou o pedido: ele está confirmado na Vendria e é reenviado como está.
• A faixa diz que a observação foi ajustada. O texto de faturamento foi adaptado para caber no ERP; o pedido entrou, mas a observação gravada lá não é exatamente a digitada.
• Quero ver o pedido como ele ficou no ERP. Clique no número do pedido no ERP. Ver O pedido como ele ficou no ERP.