A página da compra: confirmar, rejeitar e incluir lojas de uma vez

Onde fica

No menu, em Cotações, clique num cartão Compra da lista. A página abre com o título Compra e o número dela, o status geral (Parcial quando os pedidos estão em situações diferentes) e a linha de resumo: data, quantos pedidos, quantos itens e o total.

Uma compra existe quando um pedido do cliente tem itens de mais de uma loja da sua empresa: ao fechar, ele vira um pedido por loja, e a compra reúne os pedidos. Para entender por que isso acontece, ver Quando um pedido vira vários: a compra multi-loja pelo lado da casa.

As partes da página da compra

De cima para baixo:

• os botões de lote: Baixar tudo, Rejeitar tudo e Confirmar tudo;
• o cliente e o vendedor da compra;
• Avisos desta compra, quando há pendências;
• Pedidos desta Compra: um cartão por pedido, com a loja como título, o número, a quantidade de itens e as pendências;
• Itens da compra: todas as linhas de todos os pedidos numa tabela só.

Esta página resume e age em lote. A edição de uma linha acontece sempre na página do pedido: clique no cartão dele.

Confirmar tudo

Confirmar tudo (N) confirma de uma vez todos os pedidos da compra que ainda não foram confirmados. O número entre parênteses é quantos serão confirmados.

1. Clique em Confirmar tudo (N).
2. Se a loja envia pedidos ao ERP, confira a janela Este pedido será gravado no seu ERP e confirme.
3. Leia as mensagens: uma diz quantos pedidos foram confirmados; outra, quando houver, diz "N aviso(s) registrado(s) em N pedido(s): … Abra cada pedido para ler o registro da confirmação."; e cada pedido que não entrou no ERP ganha a sua própria mensagem.

⚠️ A compra fecha inteira ou não fecha. Se um pedido não pode ser montado, a confirmação de todos é recusada. Por isso, quando uma loja está abaixo do pedido mínimo e não aceita abaixo dele, o botão já fica cinza com o aviso "… abaixo do pedido mínimo da loja, que não aceita. Confirmar tudo recusaria a compra inteira — acrescente itens, ou confirme os pedidos um a um."

O contador N pendência(s) para conferir, ao lado do botão, avisa mas não impede: as pendências se resolvem dentro de cada pedido.

Rejeitar tudo

Rejeitar tudo (N) arquiva de uma vez os pedidos ainda não confirmados. A tela pergunta "Rejeitar os N pedido(s) desta compra?" e oferece um campo de motivo opcional, que fica no histórico de cada pedido. Cancelar a pergunta não rejeita nada; confirmar com o campo vazio rejeita sem motivo.

Pedido que não pode mais ser rejeitado (já confirmado, por exemplo) é avisado à parte: "COT-… não pôde ser rejeitado (…)".

Avisos desta compra

O bloco Avisos desta compra (N) é um índice: "Cada um se resolve no pedido onde ele aparece." Clique em ver para abrir a lista e em ver pedido para ir ao pedido certo. Aparecem as dúvidas de leitura, as linhas fora do múltiplo da embalagem e as linhas com quantidade zero.

Dúvida geral da compra (como a do cliente ou a do CNPJ) aparece em todos os pedidos. O que a resposta alcança depende do modo da sua empresa, e a própria linha diz qual é:

• Vale para os N pedidos desta compra: responder em um resolve todos.
• a resposta vale para o pedido em que você responder: é o modo em que cada pedido é independente: responda em cada pedido, senão os outros continuam pendentes.

Incluir outra loja na compra

Quando o cliente quer também produtos de uma loja que ainda não está na compra, use Incluir outra loja nesta compra, no título de Pedidos desta Compra:

1. Clique em Incluir outra loja nesta compra.
2. Em Escolha a loja…, selecione a loja.
3. A mensagem "Pedido da <loja> criado nesta compra" confirma. O pedido novo aparece na lista, vazio e em rascunho, com as condições comerciais da compra.
4. Abra o cartão dele para acrescentar os itens.

Só aparecem as lojas que você alcança e que ainda não têm pedido nesta compra. Se não houver nenhuma, o link não aparece. Depois de confirmado, a compra não recebe loja nova.

O cliente da compra: Definir na compra

Na compra, o cliente é um só para todos os pedidos. Por isso, na página de um pedido que faz parte de uma compra, o cliente não se escolhe ali: aparece o link Definir na compra (ou Alterar na compra, se já há cliente), que traz você para esta página.

Aqui, use Definir cliente (ou Trocar cliente). A escolha vale para todos os pedidos e recalcula os totais: a mensagem é "Cliente vinculado — totais atualizados". Se os pedidos estiverem com clientes diferentes, a seção se chama Clientes da compra, lista cada cliente com quantos pedidos tem, e avisa: "Definir um cliente aqui vale para a compra inteira: os pedidos com outro cliente passam a ser deste, e os totais são recalculados."

Depois que algum pedido da compra foi confirmado, o cliente não muda mais.

O vendedor da compra

A seção do vendedor mostra quem responde pela compra. Quando a compra está na fila de uma representação, sem vendedor, os membros dela veem Assumir. O Sócio e o Administrativo veem também Distribuir (ou Trocar vendedor), com a lista Passar para, e Devolver à fila, que solta o vendedor e devolve a compra à fila da representação. Tudo isso vale para a compra inteira.

Quando a sua empresa trata cada pedido como independente

Algumas empresas preferem que os pedidos de uma compra sigam separados. Nesse modo, definido pelo administrador, a página da compra não tem Baixar tudo, Rejeitar tudo nem Confirmar tudo, e não tem seção de cliente: cada cartão de pedido mostra o Cliente, o Vendedor e o código do cliente no ERP daquela loja, e cada pedido se confirma, se rejeita e recebe o cliente na página dele.

A tabela Itens da compra

Itens da compra (N) junta as linhas de todos os pedidos, com as colunas Loja, SKU, Produto, Qtd, Unitário e Total. A loja da linha é um atalho para o pedido dela. a definir, em âmbar, quer dizer que ninguém decidiu ainda de qual loja é a linha. Código não encontrado é item fora do catálogo. Embaixo, o Total da compra; quando a compra tem mais de um cliente, ele vem marcado como "soma de referência — cada pedido é faturado por si".

Reabrir, duplicar e baixar

• Não há "Reabrir como rascunho". Pedido confirmado não volta a ser cotação. Para refazer, abra um dos pedidos e use Outras ações → Duplicar. Numa compra, a tela pergunta o escopo: Só este pedido ("uma cotação nova, fora de qualquer compra") ou A compra inteira ("todos os pedidos que você alcança, numa compra nova"). A cópia nasce em rascunho e a original não muda. Se algum pedido é de cliente fora da sua carteira, A compra inteira fica indisponível, com esse motivo. Ver Duplicar e revisar uma cotação.
• Baixar tudo baixa os pedidos num .zip. Ver Baixar a cotação em PDF, Excel ou CSV: o menu Exportar e os modelos.

Perguntas comuns

• Confirmar tudo está cinza. Uma loja está abaixo do pedido mínimo, ou você não pode gravar no ERP desta loja. Leia a frase ao lado do botão.
• Confirmei tudo e um pedido ficou de fora. Leia as mensagens: o pedido que não pôde ser confirmado aparece com o motivo. Abra-o para resolver.
• O pedido novo da loja incluída não aparece na lista de Cotações. A lista esconde pedido sem itens. Ele aparece aqui na compra; acrescente os itens.
• Não vejo os botões de lote. A sua empresa trata os pedidos da compra como independentes, ou todos os pedidos já foram confirmados.