Baixar a cotação em PDF, Excel ou CSV: o menu Exportar e os modelos

Onde fica

No menu, em Cotações, abra a cotação ou o pedido. O botão Exportar fica na barra do alto da página, ao lado de Outras ações. Numa compra com vários pedidos, a página da compra tem o botão Baixar tudo, que baixa todos os pedidos num arquivo .zip.

O menu Exportar só baixa arquivos. Ele não envia nada ao cliente nem ao ERP.

O que tem no menu Exportar

De cima para baixo:

1. Os atalhos ★: um por modelo que o administrador da sua empresa marcou como atalho. Cada um mostra o nome do modelo e o formato embaixo (por exemplo, "Excel"). Um clique baixa o arquivo pronto.
2. Exportar com modelo...: abre a janela completa, onde você escolhe o modelo, o formato e os ajustes, e vê uma prévia antes de baixar.
3. Baixar arquivo: os formatos simples: PDF, Excel, um Excel (…) para cada configuração de planilha da empresa, CSV e, quando o pedido tem rateio entre filiais, Por filial (CSV ERP, .zip), com um arquivo por filial.

Se aparecer Sem permissão para o atalho, a sua conta não consegue ler os modelos. Peça ao administrador da empresa.

Baixar com um atalho ★

Clique no atalho e o arquivo baixa com o número do documento no nome. Não há janela nem prévia.

Se o modelo converte quantidades em caixas e algum item não tem a quantidade por caixa cadastrada, o atalho não consegue montar o arquivo: aparece "Faltam fatores de embalagem. Abra "Exportar com modelo…" para ajustar." e a janela completa abre sozinha, já no ponto de resolver (seção abaixo).

Exportar com modelo: passo a passo

1. Em Exportar, clique em Exportar com modelo.... A janela se chama Exportar cotação (ou Exportar pedido, depois de confirmado).
2. Em Modelo, escolha um dos modelos da empresa. Os marcados com ★ são os atalhos. Padrão do formato usa a configuração padrão do formato escolhido, sem modelo nenhum.
3. Em Formato, escolha Excel, CSV, Texto (.txt) ou PDF.
4. Em Nome do arquivo, troque o nome se quiser. "A extensão é adicionada automaticamente."
5. Confira a Pré-visualização, que mostra as primeiras linhas como vão sair.
6. Clique em Baixar.

Ajustes para esta exportação

Com um modelo escolhido, a chave Ajustes para esta exportação abre as regras do modelo para você mudar só neste arquivo: "Sobrescreve o modelo só para este documento — não altera o modelo salvo." Restaurar padrão do modelo volta às regras originais. Sem modelo escolhido, a chave fica desligada e diz para escolher um modelo primeiro.

Criar ou mudar um modelo de vez é tarefa do administrador da empresa.

O que dá para configurar, e quem configura

O vendedor escolhe entre os modelos que existem e ajusta um arquivo, mas não muda o modelo de vez. Ver Modelos de exportação de pedidos e cotações: padrão, customizados e atalhos ★ e Exportar a cotação em Excel ou PDF pelo WhatsApp.

As tabelas extras do pedido confirmado

Num pedido já confirmado, a janela tem três opções a mais:

• Itens que não entraram (demanda latente): exporta, como uma segunda tabela, os itens que ficaram fora do pedido: por falta de estoque, por não estarem no catálogo, ou porque alguém os guardou para depois. O arquivo usa o mesmo nome com o sufixo "_nao_entraram".
• Itens em pré-venda: exporta, numa tabela separada, os itens vendidos como pré-venda, com a data de chegada. Sufixo "_pre_venda".
• Empacotar em ZIP: junta o pedido e as tabelas extras num .zip só. Desligado, os arquivos baixam separados. Fica indisponível sem tabelas extras ligadas ou com ajustes personalizados.

Quando falta a embalagem para converter em caixas

Se o modelo converte quantidades em caixas e algum item não tem a quantidade por caixa, a janela mostra Embalagem ausente para conversão em caixas, com a lista dos códigos. Você tem duas saídas:

• preencher Unidades por caixa e clicar em Salvar embalagem e pré-visualizar: isso grava a embalagem no cadastro do produto;
• clicar em Exportar sem caixas: a janela troca para um modelo da empresa que não converte em caixas e refaz a prévia.

Item sem produto no catálogo aparece como "Item sem produto no catálogo" e não recebe embalagem.

Baixar a compra inteira: Baixar tudo

Na página da compra, Baixar tudo abre um menu com:

• os atalhos ★, cada um gerando um .zip;
• Exportar com modelo... (.zip): a mesma janela, chamada Exportar compra. A prévia mostra o primeiro pedido, e o download sai com um arquivo por pedido dentro do .zip;
• Excel (.zip): "Uma planilha por pedido";
• CSV (.zip): "Para importar no ERP".

Se você não alcança todos os pedidos da compra, o .zip sai só com os seus e o nome do arquivo termina em "_parcial". Quando falta embalagem num dos pedidos, a mensagem diz qual pedido e quais códigos.

⚠️ Quando a sua empresa trata os pedidos de uma compra como independentes, a página da compra não tem Baixar tudo: cada pedido se baixa na página dele.

Qual PDF mandar para o cliente

O PDF do menu Exportar é gerado na hora, a partir da cotação como ela está agora, e pode trazer campos internos da sua empresa. Para mandar a proposta ao cliente, use Enviar orçamento e o PDF da versão (vN). Ver Enviar orçamento: congelar e entregar o PDF ao cliente.

Quando dá errado

• "Você não tem permissão para ver os modelos de exportação." A janela não consegue ler os modelos. Peça ao administrador da empresa.
• "Sem linhas para pré-visualizar." O documento não tem linhas que o modelo exporte.
• "Nenhum modelo sem conversão em caixas disponível." A empresa não tem modelo sem caixas; preencha a embalagem ou peça ao administrador.
• O atalho que eu usava sumiu. O administrador tirou o atalho do modelo. Ele continua em Exportar com modelo..., no campo Modelo, enquanto o modelo existir.
• Quero o arquivo pelo WhatsApp. Peça à Dri na conversa. Ver Exportar a cotação em Excel ou PDF pelo WhatsApp.