Enviar orçamento: congelar e entregar o PDF ao cliente

Onde fica

No menu, em Cotações, abra a cotação. No alto da página, clique no botão Enviar orçamento, à esquerda de Confirmar orçamento: a descrição dele diz "congela o orçamento e gera o PDF para o cliente".

O botão aparece enquanto a cotação pode ser trabalhada: em Rascunho ou em Aguardando. Com a proposta já na mão do cliente ele continua lá, ao lado de Editar orçamento, mas não congela de novo: reabre as opções de entrega da versão que o cliente tem. Para mudar a proposta, é o Editar orçamento (ver Editar uma proposta enviada: reabrir, revisar e reenviar).

O que "Enviar orçamento" faz, e o que ele não faz

O clique em Enviar orçamento já congela a cotação e gera o PDF: não há janela de confirmação no caminho comum. Ele faz três coisas, nesta ordem:

1. fotografa a cotação como ela está agora e transforma essa fotografia numa versão numerada (v1, v2, v3…);
2. gera o PDF desta versão, com validade de 14 dias;
3. trava a cotação para edição e preço: ela passa a aparecer como Aguardando aprovação do cliente.

⚠️ Congelar não manda nada para ninguém. O cliente não recebe mensagem automática. Depois do clique aparece a janela Orçamento COT-… pronto, que diz "Ele ainda não saiu daqui: escolha abaixo por onde ele vai." A entrega é o passo seguinte, nessa janela: baixar o PDF, mandar para o seu WhatsApp ou para o WhatsApp do vendedor da cotação. Quem entrega o orçamento é você.

A validade

Ninguém escolhe a validade: ela é sempre de 14 dias. Conta a partir do momento do envio, e é o prazo impresso no PDF. Passado esse prazo sem resposta, a cotação vence sozinha e passa a aparecer como Expirado. Ver O prazo de validade da cotação, e o que acontece quando vence.

Para quem vai a proposta

O destinatário é o contato do cliente vinculado à cotação. A janela só abre antes do envio quando há algo para você decidir, um bloqueio ou um erro, e aí ela mostra o Destinatário. Se não houver contato vinculado, ela diz "nenhum contato vinculado: o cliente recebe o PDF, e a confirmação é registrada por você ("Cliente confirmou")". Não ter contato não impede o envio.

Quando essa janela abre e o cliente já recebeu versões anteriores deste documento, ela também avisa: "O cliente já recebeu 2 versões deste orçamento. Este envio substitui a anterior." Sem janela, o aviso não aparece, mas a regra é a mesma: a versão nova substitui a anterior.

Como entregar o orçamento depois do envio

Na tela Orçamento COT-… pronto há duas saídas de entrega, e uma terceira quando a cotação é de outro vendedor:

• Baixar o PDF (vN): baixa o arquivo desta versão. Você manda por onde quiser: WhatsApp, e-mail, o que usar.
• Enviar para o meu WhatsApp: o PDF chega no seu WhatsApp, e daí você encaminha para quem precisar: o cliente, ou o vendedor que fala com ele.
• Enviar para o WhatsApp de <vendedor>: aparece quando quem envia não é o vendedor da cotação (o administrativo, por exemplo): o PDF vai para o WhatsApp do vendedor, com o seu nome na mensagem. Se a cotação não tem vendedor, a opção aparece travada e diz por quê.

O envio pela Vendria é só por WhatsApp. Quem não tem telefone cadastrado recebe um aviso dizendo onde cadastrar. O seu fica em Minha Conta. O do vendedor da casa, em Usuários. O vendedor de uma representação cadastra o dele na Minha Conta, ou o Sócio da representação cadastra em Minha Equipe.

Fechou a janela? Enquanto a versão está com o cliente, o botão Enviar orçamento continua no alto da cotação, ao lado de Editar orçamento. Ele reabre as mesmas opções para o PDF daquela versão, sem gerar versão nova.

Não existe botão de copiar link nem envio direto ao cliente nesta janela. O arquivo é sempre o mesmo: os bytes exatos desta versão.

Quando o PDF não chega no WhatsApp

Cada opção de envio mostra o que aconteceu, logo abaixo dela:

• "Enviado. Confira o seu WhatsApp.": chegou.
• Uma frase em âmbar explicando por que não saiu. Uma delas é a da janela de 24 horas do WhatsApp, e ela conta a conversa de quem recebe: em Enviar para o meu WhatsApp, se faz mais de um dia que você não troca mensagem com o número da loja, mande qualquer mensagem para ele e tente de novo; em Enviar para o WhatsApp de <vendedor>, a janela é a do vendedor, e a frase pede para ele mandar a mensagem. Outra é não ter telefone cadastrado: o aviso diz onde cadastrar.
• Uma frase em vermelho começando com "Não consegui falar com o servidor": falha de conexão; aí vale tentar de novo.

Em qualquer desses casos, Baixar o PDF (vN) continua funcionando.

A decisão de estoque antes de congelar

Se algum item não tem estoque suficiente e ninguém decidiu o que fazer, a janela mostra, antes de enviar, um bloco vermelho "N itens não têm estoque suficiente e ninguém decidiu o que fazer", com três escolhas:

• Mandar a quantidade pedida assim mesmo: já vem marcada. A quantidade pedida vai inteira para o pedido e para o arquivo do cliente.
• Mandar só o que tem em estoque (N): para os itens com falta parcial: a linha fica com o que a loja tem hoje, e o que faltar fica anotado em Não entraram para vender depois. Pode voltar a este pedido.
• Tirar do orçamento os itens sem estoque (N): para os itens esgotados: o item sai do orçamento (não vai no arquivo do cliente nem no pedido) e fica anotado em Não entraram e na Demanda latente, para você vender depois numa cotação nova. Ele não volta a este orçamento: o preço e o rateio dele se perdem.

As duas últimas só aparecem quando há itens naquela situação. A escolha é aplicada antes de congelar, porque depois a proposta fica travada: mudar a quantidade exige reabrir a cotação (Editar orçamento), o que anula a versão que o cliente tem. Ver Estoque na cotação: o aviso de falta e as saídas.

Itens fora do catálogo saem da proposta

Linhas com código que não está no catálogo aparecem num bloco âmbar: "N itens não entram neste orçamento. Eles saem do arquivo que o cliente recebe, e o arquivo diz isso a ele, com código e quantidade." Isso não trava o envio. Esses itens ficam registrados automaticamente em Não entraram no momento do envio: você não precisa clicar em nada para isso.

Quando aparece uma janela antes do envio

Se houver algo a decidir (falta de estoque, item não encontrado no catálogo, linha removida ou em pré-venda) ou algo que impede o envio, o clique abre uma janela com a escolha, e o envio só acontece quando você clicar em Enviar nela. Enquanto o estoque ainda está sendo conferido, a janela diz "Conferindo o estoque…" e espera.

Quando o botão Enviar fica travado

Há dois casos, e a frase ao lado do botão diz qual é:

• Linha com quantidade zero: "Para destravar, feche e corrija a quantidade na tabela, ou tire a linha do pedido." O cliente receberia um total que não fecha.
• Proposta vazia: todas as linhas estão fora do catálogo (ou zeradas), e o cliente receberia um arquivo sem nenhum item: "Nenhum item entra na proposta … Feche e use “Buscar no catálogo” na linha para apontar o código certo de pelo menos um item."

Uma cotação sem nenhuma linha também não congela: o envio responde que a cotação não possui itens.

O que o PDF mostra e o que o pedido leva, quando diferem

Em dois casos a janela avisa "O que o cliente vê e o que vai ser faturado diferem neste pedido":

• há linha que você mandou remover por falta de estoque: ela continua no PDF, que mostra o que o cliente pediu, e não entra no pedido do ERP;
• há pré-venda comprometida: no PDF ela é uma linha só, e no ERP vira dois pedidos, o normal e o de pré-venda. O total bate; a contagem de pedidos, não.

Depois do envio

A cotação fica Aguardando aprovação do cliente, e na lista aparece como Aguardando cliente · há N dias (contados do envio mais recente). Na página ficam a faixa Cotação congelada, aguardando aprovação, o botão Editar orçamento e o link PDF da versão (vN), que baixa de novo o arquivo exato que você entregou.

Quando o cliente aceitar, registre com Cliente confirmou. Ver Confirmar o orçamento: direto ou depois que o cliente aceitou.

Perguntas comuns

• Congelei, mas o cliente diz que não recebeu nada. Congelar não envia. Abra a cotação, baixe o PDF da versão (vN) e mande para ele.
• Posso mandar o PDF do menu Exportar? Para a proposta, prefira o PDF da versão: é a fotografia congelada. Os arquivos do menu Exportar são gerados na hora, do documento como está, e podem trazer campos internos que o PDF da versão esconde.
• Quero outra validade. Ela é sempre de 14 dias e não se escolhe. Reenviar (depois de Editar orçamento) começa um prazo novo de 14 dias a partir do reenvio.
• Não vejo "Enviar orçamento". A cotação já foi confirmada, rejeitada, cancelada ou venceu (na vencida, só existe Editar orçamento). Com a proposta na mão do cliente ele continua lá, e reabre as opções de entrega da versão que o cliente tem.