Editar uma proposta enviada: reabrir, revisar e reenviar

Onde fica

No menu, em Cotações, abra a cotação que está com o cliente. No alto da página, logo abaixo da faixa de alteração quando ela existe, aparece a faixa azul Cotação congelada, aguardando aprovação, com a versão que foi enviada. O X fecha a faixa até uma versão nova ser enviada. As saídas para mexer nela moram ali e no botão Editar orçamento, à esquerda do botão preto, quando você tem permissão para usá-las. Logo antes dele fica Enviar orçamento, que não mexe na cotação: reabre as opções de entrega da versão que o cliente já tem.

Por que a cotação enviada não deixa editar

Depois de Enviar orçamento, itens, quantidades, preços e condições ficam travados para que o número não mude debaixo do cliente: ele pode ter encaminhado aquele PDF para aprovação interna. Enquanto a proposta estiver com ele, o editor não abre e o preço não é recalculado.

Para mexer, é preciso reabrir a cotação com Editar orçamento: a versão que o cliente tem deixa de valer, a cotação volta para a sua empresa e a edição destrava.

Quem pode usar Editar orçamento numa proposta que está com o cliente

Quem pode editar a cotação: o vendedor dela, o administrador, o dono da empresa e quem atende pela representação. Se o cliente pediu uma mudança, você mesmo reabre pelo botão Editar orçamento.

O que se perde ao reabrir com Editar orçamento

Reabrir com Editar orçamento tem custo para o cliente, e vale saber antes de clicar:

• a proposta (versão N) que ele tem em mãos deixa de valer;
• a validade não é estendida: o reenvio é uma versão nova, com validade nova de 14 dias.

Não há janela de confirmação: o clique em Editar orçamento já reabre a edição.

Depois de reaberta, a cotação volta a Aguardando (a vez é da sua empresa) e você pode editar de novo.

Reabrir uma proposta vencida com Editar orçamento

Quando a validade passa sem resposta, a cotação vira Expirado. Você reabre do mesmo jeito, pelo botão Editar orçamento ("reabre a edição; a versão que está com o cliente deixa de valer"). O clique já reabre, sem pergunta: o link do cliente passa a mostrar "em revisão", e o reenvio será a versão seguinte, com 14 dias novos de validade.

A cotação vencida volta para Rascunho, pronta para ser revista e reenviada. As outras saídas de uma proposta vencida são rejeitá-la ou duplicá-la.

Quando o cliente pede uma mudança

O cliente pede a mudança a você, por fora: na conversa de WhatsApp, por e-mail, por telefone. O pedido dele não descongela nada: a cotação continua com a vez do cliente até alguém da casa reabri-la com Editar orçamento, como acima. Depois é revisar e reenviar.

O registro das alterações depois do envio

Toda alteração feita numa cotação que já foi ao cliente fica registrada, e, até a cotação ser confirmada, a página mostra uma faixa âmbar:

• "Esta cotação foi alterada depois de enviada." (ou "… 3 vezes …");
• o total antes → depois, quando mudou;
• Última alteração por <nome> em <data>;
• Ver as N alterações, que abre o que mudou: linhas Removido, Adicionado, quantidade e total de cada linha alterada, distribuição entre filiais e condições comerciais.

O X no canto fecha a faixa para sempre naquela cotação, no navegador onde você clicou. Depois que a cotação é confirmada, a faixa não aparece mais. O arquivo que o cliente recebeu continua no link PDF da versão (vN), no alto da página.

Quando o documento nunca foi enviado, mas foi o próprio comprador que o montou e mandou pelo portal, a faixa é cinza, com o título Registro de alteração, e diz "O comprador está esperando resposta ao pedido que enviou."

Se outra pessoa altera uma cotação sua depois do envio, você recebe um aviso no sino da Vendria.

Reenviar: a versão seguinte

Revisar não avisa o cliente sozinho. Para ele ter a proposta nova, use de novo o botão Enviar orçamento: ele gera a versão seguinte (v2, v3…), com validade nova de 14 dias, que substitui a anterior. Quando a janela abre antes do envio, ela avisa: "O cliente já recebeu 1 versão deste orçamento. Este envio substitui a anterior." Depois é entregar o PDF da nova versão. Ver Enviar orçamento: congelar e entregar o PDF ao cliente.

As versões anteriores não somem: cada uma fica guardada, e o PDF da versão de qualquer uma pode ser baixado de novo.

Editar orçamento ou duplicar

• Editar orçamento muda a MESMA proposta: a conversa continua, o número é o mesmo, e o cliente recebe a versão seguinte.
• Duplicar cria uma cotação nova e não toca na original. Use quando é outra venda, ou quando o documento já foi confirmado, rejeitado ou cancelado. Ver Duplicar e revisar uma cotação.

Perguntas comuns

• Não vejo "Editar orçamento". Ele só aparece para quem pode editar a cotação, e só enquanto há o que reabrir: a proposta com o cliente ou vencida.
• O cliente confirmou a versão antiga depois que reabrimos com Editar orçamento. A versão antiga deixou de valer: ele não consegue mais confirmar por ela. Reenvie a versão nova e registre o aceite dela.
• Dá para só estender o prazo? Não. A validade não se estica; o reenvio começa 14 dias novos, contados a partir dele.
• A proposta já foi aceita. Proposta aceita não se reabre com Editar orçamento: o pedido está confirmado.