Duplicar e revisar uma cotação

Onde fica

No menu, em Cotações, abra a cotação. No alto da página, em Outras ações, fica o item Duplicar, com a descrição cria uma cotação nova com os mesmos itens e condições.

Revisar não tem botão próprio: é editar uma cotação que já foi ao cliente, depois de reabri-la com Editar orçamento. O caminho está explicado. Ver Editar uma proposta enviada: reabrir, revisar e reenviar.

Duplicar ou revisar: qual usar

São duas coisas diferentes que parecem vizinhas:

• Duplicar cria uma cotação nova, com número novo, aproveitando o trabalho de outra. A original fica exatamente como estava.
• Revisar mexe na mesma cotação, que o cliente já tem na mão. O número continua o mesmo, e o cliente recebe depois a versão seguinte.

Use duplicar quando é outra venda (o mesmo pedido do mês passado, o mesmo pedido para outro momento) ou quando a original já não pode mais ser mexida: confirmada, exportada, cancelada, rejeitada ou vencida. Use revisar quando o cliente pediu uma mudança na proposta que está com ele.

Como duplicar uma cotação

1. Abra a cotação em Cotações.
2. Clique em Outras ações e escolha Duplicar.
3. A tela confirma com Cópia criada: e o número novo, e abre a cópia na hora, pronta para editar.

A cópia nasce sempre em Rascunho, qualquer que seja o status da original, mesmo duplicando um pedido confirmado. No alto da página da cópia aparece o link Duplicada de com o número da original, que leva de volta a ela. Na lista de Cotações, o cartão da cópia também traz o selo cópia de com o número da original, ali só como aviso, sem link.

Em que status dá para duplicar

Em qualquer status. Duplicar não mexe na original, então não há nada a proibir: rascunho, aguardando, com o cliente, confirmado, exportado, cancelado, rejeitado ou vencido.

É justamente nos documentos encerrados que duplicar mais serve. Um pedido confirmado não volta a ser cotação pela tela; quando ele precisa ser refeito, o caminho é duplicar e trabalhar na cópia. Ver O ciclo de vida de uma cotação: os status e o que liga um no outro.

Quem pode duplicar uma cotação

O item Duplicar só aparece quando o servidor aceita a duplicação, e ele faz duas perguntas:

• a cotação está no seu alcance? É o mesmo recorte da lista de Cotações. Um Vendedor de representação duplica as cotações dele e as da fila que ele enxerga; Sócio e Administrativo duplicam as da equipe;
• o cliente está na sua carteira hoje? Duplicar cria uma venda nova, e venda nova só sai para cliente da sua carteira. Se o cliente mudou de mãos desde a cotação original, o item não aparece. Se a recusa vier no clique, a mensagem é Cliente fora da sua carteira.

O comprador não duplica cotação.

Duplicar não muda nada na original

Ao duplicar, nada na original muda: nem o status, nem o histórico, nem o envio dela ao ERP. É isso que torna a duplicação segura em qualquer status.

Para o ERP, a cópia é um pedido que nunca existiu: o envio da original não é copiado. Quando a cópia for confirmada, ela vai ao ERP como um pedido novo, com número próprio.

O cliente também não fica sabendo de nada ao duplicar: a cópia é um rascunho da sua empresa, e só chega a ele quando você a enviar.

O que a cópia traz da cotação original

A régua é uma pergunta só: é uma decisão que alguém tomou, ou um fato sobre aquele envio? Decisão viaja. Na cópia chegam:

• o cliente e a filial, a tabela de preço e o desconto do documento;
• condição e forma de pagamento, tipo e custo de frete, carga fechada, moeda e câmbio;
• a transportadora e os dados de ERP do pedido (tipo de pedido, observação da nota);
• data de entrega, endereço de entrega e número do pedido de compra do cliente;
• as observações, inclusive as internas;
• as linhas, na mesma ordem, com produto, quantidade e caixas;
• os preços negociados e o desconto que o vendedor deu em cada linha;
• o rateio entre filiais, inclusive a quantidade que ainda estava sem destino;
• as dúvidas de leitura já resolvidas e o arquivo de origem (foto, PDF ou planilha) com as marcações das linhas;
• o vendedor e o crédito da representação. A cópia continua sendo venda do mesmo vendedor da original, mesmo quando outra pessoa duplica;
• a validade em dias.

⚠️ A data de entrega vem igual à da original. Numa cotação antiga, ela pode já ter passado: confira antes de enviar.

O que a cópia não traz da cotação original

Fato daquele envio fica na original:

• o status, a versão e o histórico de revisões: a cópia nunca foi enviada;
• o prazo da proposta. A validade em dias vem, mas o relógio só começa quando a cópia for enviada ao cliente;
• a conferência de estoque. A coluna de estoque confere de novo na cópia, porque o estoque da semana passada não vale para hoje;
• aceites registrados na original e o registro do envio dela;
• o envio ao ERP;
• as dúvidas de leitura que ainda estavam abertas;
• a conversa de WhatsApp que gerou a original;
• a marcação de teste: a cópia de uma cotação de teste nasce como venda de verdade;
• quem digitou: na cópia, quem aparece como autor é quem duplicou.

Os totais também não são copiados: eles são recalculados na cópia.

O preço na cópia: o cliente paga o mesmo

Duplicar não muda o preço que o cliente paga. Preço fechado digitado, preço do documento e preço praticado já aplicados na original vêm travados na cópia.

A linha que seguia a tabela é a que poderia mudar, porque a tabela pode ter subido desde a original. Nesse caso a cópia mantém o valor antigo: a linha mostra o preço de tabela de hoje riscado e o selo Preço da cotação copiada. No selo, o link desfazer devolve a linha ao preço de hoje.

⚠️ Se manter o valor antigo exigir um desconto maior do que a loja permite hoje, a cópia não o mantém: a linha fica no preço de tabela atual, visível, e a decisão de conceder é sua.

Duplicar um pedido que faz parte de uma compra com vários pedidos

Quando o pedido faz parte de uma compra dividida entre lojas, Duplicar abre a janela Duplicar com o número do pedido, avisando quantos pedidos a compra tem, e pergunta o que copiar:

• Só este pedido: uma cotação nova, fora de qualquer compra;
• A compra inteira: todos os pedidos que você alcança, numa compra nova.

A compra copiada ganha um número de compra novo, com os pedidos numerados de novo em sequência; ela nunca vira irmã da compra original. Pedidos que você não alcança, e rascunhos sem nenhum item, ficam de fora. Ao terminar, a tela abre o primeiro pedido da cópia.

⚠️ A compra inteira fica desabilitada, com o aviso indisponível: algum pedido desta compra é de um cliente fora da sua carteira, quando um dos pedidos é de cliente que não é seu. Nesse caso, duplique só o pedido que é seu.

Duplicar não é reenviar ao ERP

São respostas para problemas opostos:

• Reenviar ao ERP é a mesma venda que não chegou ao ERP (falha de rede, ERP fora do ar). Ele age sobre o pedido original.
• Duplicar é uma venda nova que reaproveita o trabalho de outra.

Se o pedido não entrou no ERP, o caminho é reenviar. Duplicar ali criaria um segundo pedido para uma venda só. E, quando os dois forem confirmados, dois pedidos no ERP do cliente.

Revisar uma cotação que já foi ao cliente

Revisar é alterar uma cotação que alguém de fora já tem: a proposta que você enviou ao cliente, ou o pedido que o próprio comprador montou e mandou pelo portal. Uma proposta que está com o cliente fica travada; para mexer, ela precisa ser reaberta primeiro, com Editar orçamento. Ver Editar uma proposta enviada: reabrir, revisar e reenviar.

Depois de reaberta, toda alteração que muda o que o cliente vê fica registrada na cotação:

• linhas adicionadas, removidas ou com quantidade e total diferentes;
• a distribuição das quantidades entre filiais;
• as condições comerciais: condição e forma de pagamento, tipo e custo do frete, transportadora, data e endereço de entrega, carga fechada, moeda, câmbio, pedido de compra do cliente e observações.

Não geram registro: mexer num rascunho que nunca saiu da sua empresa, abrir o editor e fechar sem mudar nada, e mudar só a observação interna.

Quem é avisado quando uma cotação é revisada

O aviso vai pelo sininho da Vendria, nunca por WhatsApp:

• o cliente, quando a cotação já tinha sido enviada a ele e ele entra na Vendria com login próprio. O título é COT-… mudou depois de enviada, e o texto diz quantas linhas e condições mudaram e o total antes e depois;
• o vendedor da cotação, quando outra pessoa fez a alteração.

Quem fez a alteração não recebe aviso da própria mudança.

⚠️ O cliente que fala com você só pelo WhatsApp, sem login na Vendria, não recebe aviso nenhum. Para ele, a cópia que tem na mão continua parecendo a atual. Revisar não fecha o ciclo sozinho: reenvie a proposta, com Enviar orçamento, para ele receber a versão nova. Ver Enviar orçamento: congelar e entregar o PDF ao cliente.

Perguntas comuns

• Duplicar avisa o cliente? Não. A cópia é um rascunho seu até você enviar.
• A cópia saiu com preço diferente da original. Se a linha seguia a tabela e não ganhou o selo Preço da cotação copiada, manter o preço antigo passaria do desconto que a loja permite hoje, e a linha ficou na tabela atual. Conceda o desconto na linha, se for o caso.
• Não vejo Duplicar em Outras ações. A cotação não está no seu alcance, ou o cliente dela não está mais na sua carteira.
• Duplicar resolve um pedido confirmado errado? Sim: a cópia nasce em rascunho, com número novo, e você corrige nela. O pedido original continua como estava.
• Revisei e o cliente diz que não viu nada. Se ele não usa a Vendria com login, só vê a mudança quando você reenviar a proposta.