A lista de cotações do vendedor: o que aparece, os filtros e a busca

Onde fica

No menu, em Cotações. A página se chama Cotações e Pedidos: a cotação e o pedido são o mesmo documento, e a lista mostra os dois: o que ainda é proposta e o que já foi confirmado.

No alto ficam os botões que criam documento: Importar Cotação com IA (você envia o pedido do cliente (foto, PDF, planilha) e a cotação nasce com os itens já casados com o catálogo) e Nova Cotação, que leva ao Catálogo para montar a cotação item a item.

Quais cotações o vendedor vê

Depende de como você trabalha com a empresa:

• Vendedor da própria empresa: você vê as cotações e pedidos da empresa inteira, e não só dos clientes da sua carteira. É isso que permite achar o pedido que você digitou em nome de um representante.
• Representante: você vê as cotações dos clientes da sua carteira e as que estão no seu nome. Se você é Sócio ou Administrativo da representação, vê também as da sua equipe; e, conforme a representação combinou, as que estão na fila dela sem vendedor.

Nos dois casos, só entram as lojas ativas da empresa que vendem pelo portal web. Se o representante tem mandato só para algumas lojas, ele vê só essas.

Como ler um cartão da lista

Cada cotação é um cartão com o nome do cliente, o número (COT-… ou ORD-…), a versão quando passou da primeira (v2, v3…), a loja, a data e o total. A pílula de status diz em que pé o documento está:

• Rascunho, Aguardando, Confirmado, Exportado, Rejeitado, Cancelado, Expirado;
• Aguardando cliente · há 3 dias: a proposta congelada está com o cliente;
• Recebido do comprador · há 2 dias: o próprio comprador montou e mandou pelo portal, e espera resposta.

Quando a loja envia pedidos ao ERP, a pílula tem uma segunda metade, ERP: ao confirmar, não enviado, enviando, entregue, integrado, não entrou ou retirado da fila.

Uma compra que virou vários pedidos aparece como um cartão Compra, com os pedidos dentro e o status geral (Parcial quando eles estão em situações diferentes). O cartão inteiro leva à página da compra; o nome de um pedido dentro dele leva direto àquele pedido.

Filtrar a lista de cotações

Clique em Filtros para abrir os seletores. Todo filtro que você liga aparece como etiqueta em cima da lista; o X da etiqueta desliga só aquele, e Limpar volta tudo ao padrão.

• Situação: começa em Todos ativos, que deixa de fora Rejeitado e Cancelado. Todos, inclusive encerrados traz esses dois de volta. As demais opções mostram um status por vez, com os mesmos nomes da pílula do cartão, por exemplo Aguardando aprovação do cliente para ver só o que está com o cliente, ou Expirado para ver o que venceu.
• Origem: de onde a cotação veio: pelo WhatsApp (WhatsApp · texto, WhatsApp · imagem, WhatsApp · PDF, WhatsApp · planilha), montada na tela (Do zero (montada na tela)) ou criada a partir de itens guardados (Gerada de demanda guardada).
• Loja: aparece quando você alcança mais de uma loja. A loja escolhida fica lembrada na próxima visita.
• Situação no ERP: ERP: não enviado, ERP: não entrou (com a contagem entre parênteses quando há algum) e ERP: no ERP. Só faz diferença quando a loja envia pedidos ao ERP.
• Vendedor: aparece só quando há mais de uma resposta possível, por exemplo dois vendedores, ou você mais a fila Sem vendedor.
• Representação e Digitador: aparecem só quando existe pedido de representação, ou pedido que alguém digitou em nome de outra pessoa.
• Cliente: um ou mais clientes; a busca do seletor aceita nome, CNPJ ou código.
• Testes: Sem testes (o padrão), Com testes ou Só testes. Ao lado aparece, entre parênteses, a contagem de cotações de teste dentro do que os outros filtros deixaram na tela.

Como buscar uma cotação

Use a caixa de busca acima dos filtros: o texto de exemplo dela é Buscar por cliente, CNPJ, vendedor, digitador, representação, item ou destino. Digite e aperte Enter; sair da caixa também aplica a busca.

Um termo só basta para achar: o cliente (por nome, razão social, CNPJ ou código, inclusive das filiais), o número COT ou ORD, a pessoa que vende ou que digitou, a empresa de representação, um código ou uma descrição de produto que está nas linhas, ou o destino de uma entrega rateada.

Quando o documento foi achado por algo que não está à vista no cartão, ele diz Encontrado por — e o motivo: item: 12345, destino: LOJA CENTRO, digitado por: Ana.

O que a lista esconde

Quatro coisas ficam fora da lista padrão sem terem sido apagadas:

• as cotações Rejeitado e os pedidos Cancelado: para vê-los, escolha Todos, inclusive encerrados em Situação;
• cotações marcadas como teste: troque Testes para Com testes ou Só testes;
• rascunhos sem nenhum item: não aparecem em filtro nenhum;
• o seu carrinho aberto: o que você está montando e ainda não virou cotação. Quando for o caso, a lista avisa "Você tem um carrinho aberto com 3 itens — ele ainda não é uma cotação e não aparece na lista.", com o link Continuar para voltar a ele.

A cotação Expirado não some: ela fica na lista de trabalho para você decidir se a reabre com Editar orçamento ou a rejeita.

Perguntas comuns

• Montei uma cotação e ela não está na lista. Se você não fechou o carrinho, ela ainda é carrinho: use Continuar no aviso do carrinho aberto. Se ela não tem nenhum item, também não aparece.
• Sumiu uma cotação. Ela foi rejeitada, cancelada ou marcada como teste; confira com Todos, inclusive encerrados e Com testes. Também some quando a loja dela é desativada.
• Não vejo o filtro Vendedor. Ele só aparece quando há mais de um vendedor para escolher no que você vê.
• "Nenhum pedido encontrado." Nenhum documento casa com a busca e os filtros ligados; clique em Limpar.
• "Nenhum documento de teste nesta lista." Você está em Só testes e não há teste no recorte.
• Um colega não vê a cotação que eu vejo. O que cada um vê depende do vínculo com a empresa: um representante vê a carteira dele, não a de outros.