O ciclo de vida de uma cotação: os status e o que liga um no outro

Onde fica

No menu, em Cotações. O status de cada documento aparece na pílula do cartão da lista e no alto da página da cotação, e o filtro Situação da lista recorta por ele.

O que é

Os estados por que um documento de venda passa, e os caminhos entre eles. É o que explica por que um documento não deixa editar, por que o número dele mudou, e o que ainda dá para fazer com ele.

Cotação e pedido são o MESMO documento

Não existem dois cadastros. O que muda é o status, e o número muda com ele:

• até ser confirmado, o documento é cotação e o número sai como COT-000123;
• a partir de confirmado, ele é pedido e sai como ORD-000123.

O número base é o mesmo; só o prefixo troca. Por isso o mesmo documento aparece como COT num dia e ORD no outro, e não é erro.

Recusar uma proposta não a promove a pedido: rejeitada e vencida continuam COT: nunca foram compra. Cancelado é ORD, porque só se cancela o que foi confirmado.

Os oito status, com o nome que aparece na tela

O nome em negrito é o da pílula de status e do filtro Situação da lista de Cotações. Entre parênteses, quando é diferente, o nome que a Dri usa na conversa.

• Rascunho: nasceu aqui. É o estado de todo documento novo.
• Aguardando: a conversa está aberta e a sua empresa deve uma resposta: ou o cliente mandou o pedido, ou a proposta foi reaberta com Editar orçamento.
• Aguardando aprovação do cliente (a Dri diz Aguardando o cliente): a proposta foi congelada e está com o cliente. Na lista, a pílula encurta para Aguardando cliente · há N dias. A sua empresa não mexe mais nela.
• Confirmado: virou compra. Quando a loja envia pedidos ao ERP, é a confirmação que dispara o envio.
• Exportado: saiu para o ERP ou para o arquivo do cliente.
• Rejeitado: o cliente recusou, ou a cotação foi arquivada.
• Cancelado: um pedido confirmado foi cancelado.
• Expirado (a Dri diz Vencida): o prazo da proposta passou sem resposta.

Além do status, a lista pode mostrar selos com data: Recebido do comprador · há N dias, quando o próprio comprador montou e mandou o pedido pelo portal.

Os caminhos que existem

• Rascunho → Aguardando, Aguardando aprovação do cliente, Confirmado, Rejeitado. Enviar orçamento sai do rascunho num passo só: é o caso normal de quem monta e manda.
• Aguardando → Aguardando aprovação do cliente, Confirmado, Rejeitado, Expirado.
• Aguardando aprovação do cliente → Aguardando (a proposta foi reaberta com Editar orçamento), Confirmado, Rejeitado, Expirado.
• Confirmado → Exportado, Cancelado.
• Exportado → Cancelado.
• Expirado → Rascunho (Editar orçamento; o reenvio ganha 14 dias novos) ou Rejeitado.

Não existe voltar de Aguardando aprovação do cliente direto para Rascunho: houve proposta, há histórico de versões, e a conversa continua aberta: o que mudou foi de quem é a vez.

Os botões que fazem cada passagem

• Enviar orçamento (botão ao lado de Confirmar orçamento): de Rascunho ou Aguardando para Aguardando aprovação do cliente. Ver Enviar orçamento: congelar e entregar o PDF ao cliente.
• Confirmar orçamento e Cliente confirmou: para Confirmado. Ver Confirmar o orçamento: direto ou depois que o cliente aceitou.
• Editar orçamento: de Aguardando aprovação do cliente para Aguardando ou de Expirado para Rascunho, para quem pode editar a cotação. Ver Editar uma proposta enviada: reabrir, revisar e reenviar.
• Rejeitar e Cancelar pedido: para Rejeitado e Cancelado.

Pedido confirmado não volta a ser cotação pela tela

A tela não tem opção de reabrir um pedido confirmado, nem uma cotação rejeitada, como rascunho. Quando a venda precisa ser refeita, o caminho é Duplicar: uma cotação nova, sem tocar na original. Ver Duplicar e revisar uma cotação.

Quando o preço ainda muda

Preço só muda em Rascunho e Aguardando, os dois estados em que a sua empresa está trabalhando o documento. Todo o resto é fotografia: uma proposta enviada não muda debaixo do cliente, e um pedido confirmado é registro.

Se alguma ação tentar mudar o preço de um documento congelado, ela é recusada com esse motivo: não grava calada.

Confirmar quase nunca é bloqueado

A conferência da confirmação avisa, não recusa. Isto não impede confirmar: linha com quantidade zero, falta de estoque sem decisão, forma de cobrança em branco, prazo em branco, rateio com destino incompleto, dúvida de extração em aberto. Tudo isso aparece como aviso, e você vê todos de uma vez, no painel de conferência, e depois no Registro do envio do pedido.

⚠️ A leitura que importa para você: se você confirmar com falta de estoque sem decidir, a linha vai inteira, com a quantidade cheia, para o pedido e para o arquivo do cliente, e para o ERP, quando a loja envia pedidos para lá. O sistema não vai te parar. Decidir antes vale a pena porque a consequência é sua, não porque há uma trava.

O que ainda impede confirmar

Um conjunto bem menor, e ele é sobre o pedido não poder ser montado: cliente ausente, rateio sem destinos, pedido sem itens, forma de cobrança que nem a cotação nem a integração resolvem, e pedido abaixo do mínimo que a loja declarou não aceitar. Parte disso depende de a loja ter ligado a recusa: onde ela está desligada, os mesmos casos voltam a ser aviso. Quando algo impede, o botão de confirmar fica cinza e mostra Ver o motivo.

Cliente que o ERP da loja recusa impede confirmar em qualquer loja. O ERP só aceita pedido de cliente cadastrado nele, sem duplicidade e sem bloqueio; quando ele já disse que recusa o cliente, confirmar só produziria um pedido que não entra lá. O motivo diz qual foi a recusa e em qual ERP. Para destravar, acerte o cadastro no ERP (ou peça a quem cadastra clientes) e use Conferir no ERP na cotação. A recusa também é conferida de novo com o ERP sozinha, depois de uns 10 minutos; um cliente que o ERP aceitou vale por 24 horas sem nova pergunta.

A recusa pode vir de duas fontes: da conferência que a cotação faz antes de confirmar, ou de um pedido de verdade que o ERP já recusou por causa do cliente. Nos dois casos a Vendria guarda a resposta, e a próxima confirmação desse cliente no mesmo ERP trava antes. Numa compra com vários pedidos, Confirmar tudo fica desligado quando algum dos pedidos vai ser recusado, e a tela diz qual abrir.

A conferência do cliente é mais rígida que a sua empresa

Quando o próprio cliente confirma pela tela de conferência, a régua é outra: ali as mesmas pendências recusam, e ele lê "Esta proposta ainda não pode ser confirmada. Fale com seu vendedor para concluir o pedido."

A diferença é coerente: você decide com o que sabe e assume a consequência; o cliente não tem como saber o que falta nem como resolver.

O histórico

Cada mudança de status é gravada, com quem fez e quando. É registro que não se apaga: serve para responder "por que este documento está assim?" depois do fato.