Confirmar o orçamento: direto ou depois que o cliente aceitou

Onde fica

No menu, em Cotações, abra a cotação. O botão de fechar é o botão preto na ponta direita da barra do alto da página; no celular, ele fica na barra fixa do rodapé. Ele tem um de dois nomes:

• Confirmar orçamento: quando a cotação ainda não foi enviada ao cliente, ou já voltou para a sua empresa;
• Cliente confirmou: quando a proposta está com o cliente (a cotação aparece como Aguardando aprovação do cliente).

Quando a sua loja envia pedidos ao ERP, o botão ganha o selo ERP e a descrição passa a dizer que o pedido também vai para lá.

Confirmar direto, sem enviar o orçamento

Em Rascunho ou Aguardando, Confirmar orçamento fecha o pedido na hora: a descrição do botão diz "fecha o pedido direto, sem conferência". Serve para o cliente que já aprovou por telefone, pela conversa ou pessoalmente, e não precisa receber proposta nenhuma.

Se o cadastro do cliente pede conferência da proposta antes de fechar, a tela pergunta primeiro: "Este cliente exige conferência da proposta antes de fechar. Confirmar direto, sem enviar o orçamento?" Responder que sim fecha o pedido do mesmo jeito; cancelar deixa tudo como estava, e aí o caminho é Enviar orçamento (ver Enviar orçamento: congelar e entregar o PDF ao cliente).

Registrar o aceite com Cliente confirmou

Quando a proposta congelada está com o cliente e ele responde que aceita (por WhatsApp, telefone, e-mail), clique em Cliente confirmou. Abre a janela Cliente confirmou — COT-…, que lembra qual versão o cliente tem em mãos:

1. Em Como chegou o aceite? (opcional), o campo já vem com "WhatsApp". Troque se foi por outro meio, ou deixe como está.
2. Clique em Registrar e confirmar.
3. Se aparecer a janela de estoque ou do ERP (seções abaixo), confira e continue.

O pedido fecha, e a página passa a mostrar Confirmado — registrado por <seu nome> (WhatsApp). O aceite é do cliente; o registro é seu, e fica com o seu nome.

⚠️ O aceite vale para a versão que o cliente tem. Se a proposta mudou depois de enviada, ele aceitou a versão anterior. Confira antes de registrar.

A janela que aparece antes de fechar

Em dois casos o clique abre uma janela de conferência antes de fechar:

• Confira antes de fechar: há item sem estoque suficiente e ninguém decidiu o que fazer. Ela oferece as mesmas escolhas da tabela: Mandar a quantidade pedida assim mesmo, Mandar só o que tem em estoque e Tirar do orçamento os itens sem estoque. Ver Estoque na cotação: o aviso de falta e as saídas.
• Este pedido será gravado no seu ERP: a loja envia pedidos ao ERP. A janela mostra o que vai ser gravado, e o botão final diz Confirmar e enviar ao ERP (ou Registrar e enviar ao ERP, no caso do aceite do cliente).

Fechar a janela sem clicar cancela a confirmação.

O que muda quando o pedido é confirmado

• O status vira Confirmado, e o número troca de COT para ORD: o mesmo documento, com o mesmo número base.
• Uma mensagem confirma, por exemplo: "Pedido #123 confirmado — 2 itens ficaram de fora e 1 aviso registrado no pedido."
• A cotação trava para sempre: preço, itens e condições não mudam mais.
• Quando a loja envia pedidos ao ERP, o envio acontece nesse momento. Se ele falhar, ver Quando o pedido confirmado não entra no ERP.

O Registro do envio: avisos e itens que ficaram de fora

Depois de confirmar, a página do pedido ganha o bloco Registro do envio (quando a loja tem ERP, ele fica como seção dentro do painel do ERP). Ele nasce fechado e mostra as contagens ao lado do título: "2 itens não foram no pedido", "3 avisos registrados no envio". Clique para abrir:

• Itens que ficaram de fora: cada linha que não foi no pedido, com código, descrição, quantidade e o motivo: quantidade zero, código não encontrado no catálogo, removida por decisão do vendedor ou não entrou nas saídas do pedido, e para onde ela não foi (ERP, arquivo do cliente).
• Avisos no momento do envio: o que a tela avisava no instante da confirmação: pendência de conferência em aberto, item fora do múltiplo da embalagem, falta de estoque, forma de cobrança ou prazo em branco, pedido abaixo do mínimo, e parecidos.

É um registro, não uma lista de tarefas: ele serve para responder, dias depois, por que o pedido saiu como saiu. A cotação continua guardando tudo o que o cliente pediu.

O que não impede confirmar

Quase nada impede. Pendência de conferência, falta de estoque, quantidade fora do múltiplo, linha zerada, prazo ou forma de cobrança em branco viram aviso, não trava. Você vê os avisos antes, no painel de conferência, e eles ficam gravados no Registro do envio.

⚠️ A consequência continua sendo sua: confirmar com falta de estoque sem decidir manda a quantidade cheia para o pedido e para o arquivo do cliente.

Quando o botão de confirmar fica cinza

O botão desabilitado mostra o motivo ao lado, em Ver o motivo (ou Ver os N motivos). Passe o mouse ou clique para ler. Os casos mais comuns:

• o pedido está abaixo do pedido mínimo e a loja não aceita abaixo dele: acrescente itens;
• o ERP da loja já avisou que vai recusar este pedido (por exemplo, cliente sem CNPJ identificado);
• o ERP da loja recusa este cliente (não cadastrado, cadastro duplicado ou cliente bloqueado): o motivo diz qual foi e em qual ERP. Acerte o cadastro no ERP (ou peça a quem cadastra clientes) e use Conferir no ERP na cotação (seção abaixo);
• você trabalha numa representação que reserva o envio ao ERP para o Sócio ou o Administrativo: a descrição diz "grava no ERP — só o Sócio ou o Administrativo confirma". Peça a um deles.

Quando o impedimento é uma previsão do ERP, um administrador da sua empresa tem uma opção para confirmar mesmo assim. Vendedor não vê essa opção; se precisar, peça a ele.

Cliente que o ERP recusa trava a confirmação

O ERP só aceita pedido de cliente cadastrado nele, sem duplicidade e sem bloqueio. Quando a Vendria já sabe que o ERP vai recusar o cliente, o botão de confirmar fica cinza, em qualquer loja: confirmar só produziria um pedido que não entra no ERP. Na cotação, a faixa de conferência do cliente fica vermelha e diz em qual ERP o cliente falta e, se ele existe em outro ERP da empresa, onde.

O que destrava:

1. Cadastre o cliente no ERP indicado, ou peça a quem cadastra clientes. Quem pode cadastrar cliente no ERP pela Vendria vê, na própria faixa, o botão Cadastrar cliente no ERP (…). Ver Pedir o cadastro de um cliente novo.
2. Depois que o ERP aprovar o cadastro, clique em Conferir no ERP: a Vendria pergunta ao ERP na hora, e a confirmação libera.

Mesmo sem o clique, a recusa não fica valendo por muito tempo: ela é conferida de novo com o ERP depois de uns 10 minutos, enquanto um cliente aceito vale por 24 horas. Assim, quem acabou de cadastrar o cliente no ERP não fica barrado por uma resposta velha.

A Vendria também aprende com o envio. Quando um pedido confirmado volta recusado pelo ERP porque o cliente não está cadastrado lá (ou está em dobro), essa resposta fica guardada, e a próxima confirmação desse CNPJ, no mesmo ERP, trava antes, em vez de mandar outro pedido que seria recusado. Ver Quando o pedido confirmado não entra no ERP.

Perguntas comuns

• Não aparece botão de confirmar. A cotação já foi confirmada, rejeitada, cancelada ou venceu, ou não é um documento que você pode fechar.
• A cotação venceu e o cliente aceitou agora. Cotação Expirado não se confirma. Clique em Editar orçamento, reenvie com prazo novo e registre o aceite da versão nova. Ver Editar uma proposta enviada: reabrir, revisar e reenviar.
• Confirmei por engano. Pedido confirmado não volta a ser cotação pela tela. O caminho é cancelar o pedido e, se for o caso, duplicar a cotação. Ver Duplicar e revisar uma cotação.
• É uma compra com vários pedidos. Cada pedido tem o seu botão, e a página da compra tem Confirmar tudo. Ver A página da compra: confirmar, rejeitar e incluir lojas de uma vez.
• Confirmar tudo está cinza na página da compra. Algum pedido da compra vai ser recusado na confirmação (por exemplo, o ERP daquela loja recusa o cliente), e confirmar tudo recusaria a compra inteira. A tela diz qual, ao lado do botão: "… o pedido desta loja vai ser recusado na confirmação. Confirmar tudo recusaria a compra inteira — abra o pedido para ver o motivo e resolvê-lo." Isso vale também para o administrador: a opção de confirmar mesmo assim fica na página de cada pedido, não na da compra.