Conferir a cotação contra o documento que o cliente mandou

Onde fica

No menu, em Cotações: abra o documento. O primeiro bloco da página, Extração, diz o que foi extraído (Extração de documento, de texto ou de áudio) e traz um selo que começa com Original e o tipo do que o cliente mandou: Original · PDF, Original · XLSX, Original · JPG, Original · TEXTO, Original · ÁUDIO… Com mais de um arquivo, o selo mostra "+N". Logo abaixo vêm a Origem:, por onde o pedido entrou (por exemplo WhatsApp, com "mandada pelo cliente" ou "subida por" quem enviou), e o Recebido em:, com a data.

Quando a leitura achou dados no cabeçalho do documento, o selo ganha uma segunda metade que começa com Lido:, com o número do pedido que estava no papel (Lido: Nº 17083) ou a quantidade de campos lidos. Esse número é o do pedido do cliente, não o da cotação. É pelo selo que você abre o original.

Conferir contra o original é o que pega o que a leitura errou: um código borrado, uma quantidade que era de caixa, um item riscado, uma linha que não foi lida.

Abrir o arquivo recebido

1. Clique no selo do bloco Extração.
2. Abre uma janela com o documento recebido (ou "arquivo 1 de N") e o nome do arquivo.
3. Foto aparece em tamanho grande, para ler de perto. PDF e planilha não abrem na janela: baixe para ver.
4. Baixar arquivo baixa o que está na tela, inclusive uma foto só.
5. Com vários arquivos, os pontinhos embaixo trocam de um para outro, Baixar este arquivo baixa o que está aberto e Baixar todos (.zip) baixa todos juntos.
6. Fechar volta para a cotação.

O arquivo é exatamente o que o cliente mandou, como chegou: nenhuma melhoria de leitura aplicada. Quando a foto passou por tratamento para a leitura, a janela mostra a chave Original / Processada: Processada é a versão recortada e tratada que a leitura usou. Compare as duas quando algo parecer estranho.

Pedido que chegou por texto ou por áudio

Quando o pedido veio escrito na conversa, o selo diz TEXTO e a janela se chama Texto recebido. Quando veio por áudio, o selo diz ÁUDIO e a janela é Transcrição do áudio (ou Áudio + texto digitado, quando os dois chegaram juntos).

O texto aparece com as quebras de linha originais: cada linha costuma ser um item. Copiar texto copia tudo, útil para colar um código na busca. Se o texto veio num arquivo, Baixar arquivo traz o original.

⚠️ Transcrição de áudio erra números com facilidade ("vinte" e "vinte e um" soam parecidos). Numa cotação que veio de áudio, confira quantidades e códigos com mais atenção.

O que foi lido do documento

Na mesma janela, ao lado do arquivo (embaixo dele, no celular), o painel Lido no documento mostra o que a leitura entendeu do cabeçalho, um campo por linha: Nº do pedido, Cliente, CNPJ, Cidade, Telefone, Vendedor, Transportadora, Cód. de pagamento, Total anotado e Escrito no papel (observações escritas à mão). Embaixo, A leitura não achou lista os campos que ficaram sem valor: confira no próprio arquivo, porque nem todo tipo de documento tem todos os campos lidos.

Dois selos avisam quando o valor não veio do papel: do nome do arquivo (o cliente foi tirado do nome do arquivo, não do conteúdo) e corrigido (alguém corrigiu o CNPJ lido).

Essas informações servem para conferir: elas não mudam preço nem quantidade e não saem no arquivo que o cliente recebe. Use o Total anotado para bater com o total da cotação: diferença grande costuma ser linha que faltou ou quantidade lida errada.

No rascunho, quando o número do pedido foi lido e a ordem de compra está vazia, o campo Adicionar número de ordem de compra oferece "Lido no papel: …" com Usar. Nada é preenchido sozinho: confira antes, porque às vezes o número impresso é o do talão e não a ordem de compra do cliente.

Anotações de uma linha

Ao lado do código de algumas linhas aparece um pequeno ícone de caderno (Anotações do documento). Passe o mouse: o balão diz "No documento: …" com o que estava escrito naquela linha: como a quantidade foi escrita, se a linha estava riscado, e observações do cliente sobre o item.

Qual coluna de código foi usada

Quando o documento tinha mais de uma coluna de código (o código do fornecedor, a referência do comprador, o código de fábrica…), aparece um ⓘ ao lado do título SKU da tabela (Coluna de código usada). O balão diz:

• "Produtos casados pela coluna “X” do documento": a coluna que a leitura usou;
• cada coluna com o papel que ela teve (coluna principal do match, resgate (usada só quando a principal falha na linha), código do catálogo, código alternativo (alias), ref. do comprador, código de fabricante) e quanto dela bateu com o catálogo, em percentual.

Se muitos itens vieram errados e a coluna escolhida tem percentual baixo, o problema provavelmente é a coluna, não os itens.

O código lido e a referência do comprador

Na gaveta de cada linha (selo Confira no computador, detalhes no celular):

• lido: mostra o código como veio do documento, quando o produto foi casado por outro código (uma correção, um código alternativo);
• Ref. comprador: mostra o código interno do cliente para aquele item, quando ele é diferente do seu.

É a forma de conferir, item a item, que o produto casado é o que o cliente quis dizer.

O preço que o cliente escreveu

Quando o documento trazia preço ao lado do item e ele é diferente do preço da cotação, a linha mostra "Documento: R$ X" (no computador, com Detalhar preço e descontos ▸ aberto) ou Preço no documento (na gaveta, no celular), com Usar para aplicar aquele preço na linha. O Usar segue o padrão da sua loja (preço fechado ou preço base), e o menu ao lado permite escolher o outro quando o pedido pede. Linha já aplicada ganha o selo ✓ … aplicado com desfazer.

Para decidir todas as linhas de uma vez, o painel Conferência e ajustes do pedido tem Preço dos itens: escolha a fonte (do documento, praticado pelo cliente ou tabela (catálogo)), veja quantas linhas divergem e aplique com Substituir (N). Restaurar (N) desfaz os preços aplicados por documento ou praticado e devolve essas linhas à tabela (preço fechado digitado à mão não é tocado). Quando o documento tinha mais de uma coluna de preço, o mesmo seletor mostra "coluna “X”" com valores de exemplo, e Usar essa coluna troca a coluna de referência.

Perguntas comuns

Não vejo o bloco Extração. Em geral a cotação foi montada direto na tela, sem documento: não há original a conferir, e a origem fica na linha logo abaixo do número da cotação.

A foto está ilegível na janela. Troque para Processada na própria janela, que é a versão tratada. Se nem ela ajuda, peça ao cliente outra foto.

O total anotado não bate com a cotação. Procure primeiro linha faltando e quantidade em caixa lida como unidade; depois, preço do documento não aplicado.