Colunas, unidade, filial e formatação de um modelo de exportação de pedido

Onde fica

No menu da sua conta, em Exportação, no cartão Modelos de Exportação do grupo Pedidos e cotações. As regras abaixo aparecem ao abrir um modelo padrão (CSV e TXT, Excel, PDF) ou ao criar e editar um modelo customizado. O mesmo editor aparece na janela Exportar com modelo... do pedido, em Ajustes para esta exportação.

As colunas do arquivo do pedido

Em Colunas (na ordem de exportação), cada botão com + acrescenta uma coluna; clicar de novo tira. As colunas escolhidas aparecem numa tabela com Campo, Rótulo e Ordem:

• Rótulo é o título que sai no cabeçalho do arquivo; você pode reescrever;
• as setas de Ordem sobem e descem a coluna;
• o X tira a coluna.

Os campos vêm em grupos. Em Campos do documento: Código, Ref. do Comprador (o código que o cliente escreveu), Cód. via Match, Descrição, Quantidade, Preço de Tabela (antes do desconto), Preço Unitário, Preço Líquido (depois do desconto, antes de impostos), Unidade, Total (sem impostos), Desconto (%), Filial, CNPJ Filial, Grade e Observações. Em Impostos por item: Valor do Imposto, Preço com impostos, Total (com impostos) e, para cada imposto que os produtos da organização têm, a alíquota e o valor da linha (por exemplo IPI (%) e IPI (valor)). Em Campos do produto: Imagem e Código de barras. Em Atributos do catálogo: os atributos que os produtos da organização têm, como NCM ou linha.

As colunas de estoque (Situação, Qtd em estoque, Qtd pré-venda e Chegada da pré-venda) são só da equipe: saem no arquivo que alguém da equipe baixa e nunca no que vai para o cliente. Por isso o padrão de formato não as oferece.

Em Itens não encontrados no catálogo você escolhe onde sai o item que a cotação não achou no catálogo: Numa nota depois da tabela ou Na tabela, na ordem da cotação.

Modelo de pedido sem nenhuma coluna

Sem colunas escolhidas, o sistema monta um layout automático que varia conforme o documento: acrescenta imagem, desconto e impostos quando encontra. Escolha as colunas quando precisar de um arquivo sempre igual, por exemplo para um ERP que importa por posição de coluna.

As colunas Filial e CNPJ Filial

Filial e CNPJ Filial só saem quando o arquivo tem uma linha por filial, ou seja, num pedido rateado com Uma linha por filial. Num arquivo consolidado elas não saem, mesmo escolhidas: coluna vazia num arquivo que alguém vai importar seria pior que coluna ausente.

Colunas de imposto com a chave desligada

O modelo vale para todas as lojas da empresa: o editor oferece os campos de tributo quando ao menos uma loja tem a chave Cotações e pedidos ligada na tela Impostos, qualquer que seja a loja em que você entrou. Com a chave desligada em todas, eles deixam de ser oferecidos. Se um modelo já tinha Valor do Imposto, a coluna continua na lista, riscada, com o aviso sem efeito dizendo que a chave está desligada em todas as lojas. No arquivo de uma loja com a chave desligada, a coluna não sai. Total (com impostos) continua saindo.

Unidade: peças, caixas ou como está

O campo Unidade converte as quantidades do arquivo:

• Manter como está: cada linha sai na unidade em que está no pedido;
• Unidades (peças): linhas em caixa viram peças;
• Caixas (pacotes): linhas em peça viram caixas.

Na conversão, o preço unitário é ajustado na mesma proporção, então o total da linha não muda. Unidades que o sistema não reconhece (quilo, por exemplo) ficam como estão.

⚠️ Para converter peças em caixas o sistema precisa saber quantas peças vêm na caixa. Faltando isso, a janela Exportar com modelo... mostra Embalagem ausente para conversão em caixas, com um campo Unidades por caixa por item: preencha e clique em Salvar embalagem e pré-visualizar (o valor fica gravado no produto), ou clique em Exportar sem caixas, que troca para um modelo customizado que não converte em caixas; se não houver nenhum, cadastre um com unidade Manter como está. Um atalho ★ que esbarra nisso abre essa janela.

Por filial: uma linha, somar ou um arquivo por filial

O campo Por filial decide o que acontece num pedido rateado entre filiais do cliente:

• Uma linha por filial: uma linha para cada filial, no mesmo arquivo;
• Somar todas as filiais: uma linha por produto com o total de todas as filiais. O arquivo sai sem as colunas de filial e CNPJ;
• Um arquivo por filial (.zip): um arquivo por destino, dentro de um .zip. Só existe nos modelos customizados, e só vale em pedido rateado; sem rateio, sai o arquivo único.

Orientação da página do PDF

Orientação da página (PDF) tem Automática (recomendado), Sempre retrato e Sempre paisagem. Na automática, o PDF mede as colunas e vira para paisagem só quando precisa.

No PDF, o que estoura a folha é a largura das colunas, não a quantidade. Quando não cabe, o documento tenta, nesta ordem: virar para paisagem, apertar as colunas de texto, reduzir a fonte, abreviar os títulos padrão (com legenda no rodapé) e, por fim, desenhar cada item em duas linhas. Títulos que você digitou nunca são abreviados. Para saber o que acontece com as suas colunas, gere o arquivo.

Formatação: caixa do texto, números e o CSV

Em Formatação:

• Caixa do texto: Manter original, MAIÚSCULAS, minúsculas ou Iniciais Maiúsculas;
• Separador decimal: Vírgula (,) ou Ponto (.);
• Casas decimais: de 0 a 6;
• Separador de milhar: Nenhum, Ponto (.) ou Vírgula (,). Ele não pode ser igual ao separador decimal: o modelo não salva;
• Delimitador (CSV/TXT): Ponto e vírgula (;), Vírgula (,), Tabulação ou Barra vertical (|);
• Codificação (CSV/TXT): UTF-8 com BOM (abre certo no Excel), UTF-8 ou Latin-1, para sistemas antigos.

O documento enviado ao cliente

As colunas valem para os arquivos que alguém baixa e, quando o modelo é o marcado na faixa Envio do orçamento, também para o PDF que Enviar orçamento gera para o cliente. Nesse modelo, validade, totais, condições e frete saem sempre, fora da tabela, e as colunas de código ou descrição, quantidade, preço unitário e total da linha são obrigatórias. Sem modelo marcado, o documento sai no layout padrão, com a orientação automática.

Quando dá errado

• Escolhi Filial e ela não saiu: o pedido não é rateado, ou o modelo está em Somar todas as filiais.
• O arquivo abre com acentos quebrados: troque a Codificação (CSV/TXT); para sistemas antigos, tente Latin-1.
• Os números saem como 1.234,50 e o sistema quer 1234.50: ajuste Separador decimal e Separador de milhar no modelo daquele formato.