O cliente da cotação: identificar, definir e trocar

Onde fica

Abra a cotação em Cotações. O cliente aparece na seção Cliente, logo no alto da página.

Quando a cotação está aberta para edição (rascunho), o cliente é o campo Empresa do bloco de cliente: o mesmo campo que aparece no carrinho de uma cotação nova. Fora do editor, a seção Cliente traz o link Definir cliente (sem cliente) ou Trocar cliente (com cliente).

Por que o cliente da cotação muda o preço

O cliente escolhido decide o desconto negociado, a tabela de preço e, em loja integrada a ERP, o ajuste de preço que o ERP guarda para ele. Enquanto a cotação está sem cliente, os preços são os de tabela.

Em loja que aplica um percentual por cliente vindo do ERP, a tela avisa isso ao lado do campo de cliente com a faixa Preço base.: os valores podem subir ou descer assim que o cliente for vinculado. Quando o cliente tem ajuste em vigor, a seção Cliente mostra uma linha Preço: com o nome da tabela e o percentual, por exemplo "105% da tabela".

Como a Vendria identifica o cliente sozinha

Quando a cotação nasce de um documento (foto, PDF, planilha), a Vendria tenta achar o cliente e diz como achou, com uma linha logo abaixo do título da seção:

• Identificado pelo CNPJ no documento: o CNPJ lido casou com um cadastro.
• Identificado pelo nome no documento: casou pelo nome da empresa.
• Identificado pelo CNPJ de N filiais: o documento trazia CNPJs de filiais, e eles apontam para o mesmo cliente.
• Identificado por X de Y filiais reconhecidas: os nomes de filial escritos no pedido bateram com filiais cadastradas de um cliente.

Se você trocar o cliente depois, a linha some: ela descreve a escolha automática, não a sua.

⚠️ A identificação automática respeita a sua carteira. Se o cliente achado no documento é de outro vendedor, a Vendria não vincula e avisa: Cliente identificado no documento está fora da sua carteira. Vínculo não aplicado. A cotação segue sem cliente, a preço de tabela.

Cliente não identificado: o que a tela oferece

Sem cliente, a seção mostra o selo âmbar Cliente não identificado, seguido do que foi lido do documento (nome, CNPJ, cidade, telefone). É o convite para você escolher o cliente certo antes de mandar a proposta.

Quando há candidatos prováveis, aparece o campo Clientes sugeridos, com um botão "1 sugestão" ou "N sugestões". Cada sugestão traz o CNPJ e o motivo do palpite ("pelo nome" ou "X de Y filiais"). Escolher uma sugestão vincula o cliente; não confirma a cotação. A linha Comprador provável resume o candidato mais forte e pede que você confirme.

Num pedido de grupo sem empresa mãe, a seção diz Pedido de grupo · N destinos, um pedido para cada · sem empresa mãe. Isso não é pendência: cada destino tem o próprio cliente.

Buscar o cliente pelo código do ERP

Quando a cotação está sem cliente e a loja é integrada a um ERP que permite essa busca, a seção Cliente mostra o quadro Matriz não identificada — anexe o cliente para verificar filiais no ERP, com dois caminhos:

1. Em Buscar por código do cliente, digite o código que o cliente tem no ERP no campo Código do cliente (ERP) e clique em Buscar.
2. Se só um ERP responde, a matriz é definida na hora: Matriz definida: <razão social> · CNPJ … · conexão ….
3. Se mais de um ERP tem aquele código, a tela pede Vários clientes encontrados — escolha o ERP e lista as opções; clique na certa.
4. Com a matriz definida, a Vendria procura as filiais dela no ERP.

O outro caminho do quadro é Inserir CNPJ da matriz, para digitar o CNPJ à mão.

Mensagens comuns da busca por código: Nenhum cliente com esse código no ERP., O ERP desta loja não permite busca por código. e Não foi possível consultar o ERP agora. Tente novamente.

No editor, não existe esse quadro: o próprio campo Empresa aceita o código do ERP na busca (Nome, CNPJ ou código do cliente...).

Definir ou trocar o cliente fora do editor

1. Na seção Cliente, clique em Definir cliente ou Trocar cliente.
2. Digite no campo Buscar cliente.... Cada linha da lista traz a razão social em cima e, embaixo, nome fantasia, cidade, código no ERP e CNPJ.
3. Em loja com ERP, digite pelo menos 3 letras para a busca incluir também os clientes do ERP. As linhas com o ícone de banco de dados vêm de lá: o clique traz o cliente para a Vendria e já o vincula (a linha mostra "importando...").
4. Clique no cliente. A mensagem Cliente vinculado — totais atualizados confirma.

Para deixar a cotação sem cliente, use Remover cliente, no fim da mesma lista. A mensagem é Cliente removido — totais atualizados.

Se o cliente não existe em lugar nenhum, o rodapé da lista pode trazer Cadastrar cliente novo no ERP. Ver a seção Cliente que não existe no sistema, mais abaixo.

Quando a cotação faz parte de uma compra com vários pedidos, o link vira Definir na compra ou Alterar na compra e leva à página da compra, onde o cliente é definido para todos os pedidos de uma vez.

Definir o cliente no editor (campo Empresa)

No rascunho, clique no campo Empresa ("Selecione um cliente") e busque. A lista começa pela sua carteira.

• Nenhum deixa a cotação sem cliente.
• Buscar fora da minha carteira no ERP… amplia a busca para toda a base do ERP; ← Voltar para a minha carteira desfaz.
• Só clientes deste ERP esconde quem não tem cadastro no ERP da loja desta cotação; Mostrar todos os clientes volta à lista inteira.
• Um aviso Carteira parcial — digite para buscar todos os seus clientes. quer dizer que a lista aberta mostra só uma parte da carteira; digitar o nome busca nela inteira.

Com o cliente escolhido, aparece ao lado o campo Contato (opcional), para indicar a pessoa do cliente que fez o pedido.

O que recalcula quando você define ou troca o cliente

• Totais e desconto: a cotação é repreçada com o desconto e a tabela do novo cliente. A troca vale para a cotação inteira, não só para as linhas novas.
• Ajuste do ERP: o ajuste de preço do cliente é relido no ERP no momento do vínculo. Se mudou, a tela avisa O ajuste deste cliente mudou no ERP: de … para …. Os preços já foram recalculados. Se o ERP não respondeu, o aviso diz que o preço usa o ajuste da última leitura e pede para conferir no ERP antes de enviar.
• Prazo e frete: sugestões que tinham vindo do cliente anterior são soltas, e a tela volta a buscar as praticadas pelo novo.
• Pedido rateado: escolher uma filial como cliente não desfaz o rateio: a tela avisa Pedido rateado: o destino continua distribuído entre as filiais.

Usar dados do documento ou do ERP

Em loja integrada, a Vendria confere o CNPJ do cliente no ERP. Quando o ERP responde, a seção Cliente passa a exibir razão social, nome fantasia, IE, e-mail e telefone como estão no ERP, e ao lado dos selos aparece o botão Usar dados do documento. Ele volta a exibir o que foi lido do pedido; Usar dados do ERP desfaz. Se os dois divergem, a diferença aparece em âmbar ao lado.

O CNPJ nunca é trocado por essa escolha: ele é a chave da conferência.

Cliente fora da sua carteira

O cliente da cotação tem de ser da carteira de quem vende aquele pedido. Quando o vendedor da cotação já está definido, a lista de clientes vem filtrada pela carteira dele, e o topo da lista diz isso: Só a carteira de <nome>. Para ver todos, um administrador tira o vendedor no bloco Vendedor.

Se você é representante, alcança só os clientes da sua carteira (ou da sua representação). Escolher um cliente fora dela é recusado com Cliente fora da sua carteira. A mensagem não diz de quem é o cliente, de propósito.

Cliente que não existe no sistema

Cadastrar cliente novo é tarefa do administrador da sua empresa. Enquanto o cadastro não sai, a cotação segue sem cliente, a preço de tabela, e você vincula depois. Ver Pedir o cadastro de um cliente novo.

Cadastrar cliente novo no ERP, sem sair da cotação

Em loja com ERP, quem pode cadastrar cliente no ERP vê no rodapé do seletor de cliente a opção Cadastrar cliente novo no ERP. Ela aparece no Definir cliente / Trocar cliente da página da cotação, no campo Empresa do editor e do carrinho, e no seletor de cliente da página da compra. Quem pode: os administradores da empresa e, numa empresa de representação, o Sócio, o Administrativo e o Vendedor que o Sócio liberou. O recurso ainda está em teste, liberado pessoa a pessoa: quem não está no teste não vê a opção.

1. Busque o cliente primeiro. Se ele não aparecer, clique em Cadastrar cliente novo no ERP.
2. A janela Cadastrar cliente no ERP abre com o que você digitou na busca: um CNPJ válido vai para o campo CNPJ; um nome vai para a Razão social.
3. Complete os dados e confira a lista de conexões: uma linha por ERP da empresa, com uma caixa de seleção. As livres vêm marcadas, e as do ERP desta cotação aparecem com o selo necessária para este pedido. Desmarque as que não quiser; uma conexão que não pode receber o cadastro aparece desabilitada, com o motivo.
4. Clique em Enviar ao ERP.

O cliente entra na cotação na hora, e a mensagem diz: "Cadastro enviado ao ERP (Filial). O cliente já está nesta cotação; a confirmação libera quando o ERP aprovar o cadastro." Você segue montando a cotação normalmente, com o cliente certo e os preços dele.

⚠️ Confirmar fica travado até o ERP aprovar o cadastro. O ERP só aceita pedido de cliente cadastrado nele, e o aceite do cadastro é um passo manual de quem cuida do ERP. Enquanto isso, a faixa de conferência do cliente mostra "Cadastro enviado ao ERP (Filial) em 08/10 às 14:30 — aguardando aprovação". Quando o ERP aprovar, use Conferir no ERP e a confirmação destrava.

Às vezes o cadastro é enviado, mas o cliente não pode entrar nesta cotação. A mensagem diz isso sem dar o motivo: "O cadastro foi enviado ao ERP (Filial), mas o cliente não pôde entrar nesta cotação. Escolha o cliente na lista quando ele aparecer ou fale com quem administra os clientes."

Quando dá errado

• "Cliente fora da sua carteira.": o cliente é de outro vendedor. Peça ao administrador para ajustar a carteira, ou para o vendedor dono cuidar do pedido.
• A troca de cliente é recusada numa cotação já enviada: depois que o pedido foi ao ERP, ou enquanto o cliente tem em mãos uma proposta enviada, o preço não pode mudar debaixo dele. Duplique a cotação para refazer com outro cliente.
• "Conector do ERP fora do ar — não dá para conferir sua carteira agora.": a lista depende da carteira do ERP e ele não respondeu. Não é a carteira que sumiu; tente de novo em instantes.
• "Nenhum cliente com esse nome na carteira do vendedor do pedido.": a busca está recortada pela carteira do vendedor desta cotação.
• "ERP indisponível — tente novamente.": a busca na base do ERP falhou; os clientes já cadastrados continuam aparecendo.

Para escolher o cliente pelo WhatsApp, ver Escolher o cliente da conversa no WhatsApp.