Loja integrada ao ERP: o que muda no dia a dia

Por que este guia existe

Numa loja ligada a um ERP, as telas de sempre mudam, e a diferença quase nunca aparece como um botão novo: aparece como dado que já está lá quando você abre um cliente ou monta uma cotação.

Três ressalvas valem para o guia inteiro:

• nem todo ERP oferece tudo. Cada integração expõe um conjunto próprio, e a Vendria só usa o que o ERP da sua loja oferece. Por isso cada seção abaixo diz em que condição o recurso aparece. Quais ERPs têm integração pronta está em Com quais ERPs a Vendria se integra;
• conectar não liga tudo de uma vez. Os dados do cliente, a entrada de vendedores e clientes e o envio de pedidos são liberados loja a loja pela equipe da Vendria, depois de conferir com você que o cadastro do ERP está pronto. O estoque depende de Empresa controla estoque, que você liga em Regras Comerciais. O preço praticado vem junto com a conexão. Ver O que sincroniza com o ERP, e quando;
• quando a conexão da loja está desligada, nada do que está aqui acontece naquela loja.

Como conectar a loja está em outro guia. Ver Conectar o ERP de uma loja.

O que a Vendria passa a saber sobre o cliente

Com o cliente reconhecido no ERP, a Vendria consulta o que o ERP da sua loja oferece entre estes dados:

• limite de crédito: quanto ele ainda pode comprar;
• títulos em aberto: o que ele já deve;
• como ele costuma pagar: o prazo, o parcelamento e a forma dos últimos pedidos dele, lidos do histórico;
• histórico de pedidos: o que ele comprou e quando;
• preço praticado: quanto ele pagou da última vez, produto a produto;
• filiais e empresas do mesmo grupo, quando o cliente tem mais de um CNPJ ou mais de um destino de entrega e o ERP organiza o cadastro assim;
• contatos do cliente cadastrados no ERP, quando o ERP os informa.

O limite de crédito é o dado mais comum entre as integrações. Os demais dependem do ERP: quando ele não oferece um deles, aquela informação simplesmente não aparece, e isso não é defeito.

O crédito na cotação

Quando o ERP da sua loja informa o crédito, o vendedor vê a situação do cliente antes de fechar a cotação, em vez de descobrir depois: "Verificado no ERP" quando o cadastro confere, e ao lado "Crédito disponível" com o valor, "Sem crédito disponível" ou "Cliente bloqueado no ERP".

Quando o ERP não tem limite cadastrado, a cotação diz isso ("Crédito: sem dado no ERP"), e não que o cliente está sem crédito. São coisas diferentes.

Preço praticado

O preço praticado aparece quando o ERP da sua loja guarda o histórico de preço por cliente. Ele não tem liberação própria: vem junto com a conexão da loja, mas só aparece depois que o cliente da cotação foi reconhecido no ERP.

Com o cliente reconhecido, cada linha da cotação ganha ao lado uma etiqueta Praticado: com o valor que aquele cliente pagou da última vez por aquele produto. ⚠️ O preço da linha continua saindo da tabela. O praticado só entra quando o vendedor clica em Usar, e aí ele fixa o preço da linha. Nada é aplicado sozinho.

Estoque

A Vendria consulta o estoque no ERP na hora, sem copiar nada, quando três coisas valem juntas: o ERP da sua loja informa saldo, a loja trabalha com controle de estoque (Empresa controla estoque, em Regras Comerciais) e a conexão está ligada. É esse saldo que alimenta o aviso de falta na linha da cotação: quando um item não tem saldo, a linha diz isso antes de o pedido sair, e não depois.

O que o vendedor faz com a falta está em outro guia. Ver Estoque na cotação: o aviso de falta e as saídas.

Tabelas de preço e regras que vêm do ERP

Quando o ERP da sua loja define um percentual de ajuste por cliente, essa regra aparece em Tabelas de Preço marcada como do ERP. O percentual é o que o ERP declara para aquele cliente: ele não é editável ali, e se for apagado volta na próxima leitura. Para mudar, altere no ERP.

Numa loja cujo ERP não trabalha com ajuste por cliente, nenhuma regra aparece com essa marca, e as regras da tela são todas da sua equipe.

Quando a sua loja envia pedidos ao ERP

Nem todo ERP recebe pedidos da Vendria: alguns só são consultados. Quando o ERP da sua loja recebe, o envio de pedidos é o último recurso a ser liberado: é o único em que a Vendria grava no ERP da sua empresa, em vez de só ler. Enquanto ele não está ligado, confirmar um pedido na Vendria não grava nada no ERP.

Com o envio ligado, o pedido confirmado é gravado no ERP, e o número que o ERP devolve fica registrado na Vendria: é por ele que os dois lados falam do mesmo pedido. A página do pedido no ERP mostra o que foi gravado lá, como itens, notas fiscais e liquidação, conforme o ERP informa. Ver O pedido como ele ficou no ERP e O pedido confirmado vai para o ERP?.

Em alguns ERPs, o envio tem particularidades que a tela mostra quando acontecem:

• pedido rateado entre filiais pode virar um pedido por filial dentro do ERP, cada um com a sua página;
• parte vendida para entrega futura pode ser gravada à parte, como pré-venda, e o pedido normal leva o restante.

Vendedores e clientes

Os dois podem entrar sozinhos, e os dois dependem de estar ligados para a sua loja. O que é automático, o que não é e o que conferir antes de ligar estão em outro guia. Ver O que o ERP traz sozinho, e o que continua manual.

Numa loja em que os vendedores vêm do ERP, a atribuição de cliente a vendedor que veio de lá fica travada na Vendria: o conserto é feito no ERP, e a sincronização traz a mudança.

⚠️ O que continua sendo seu

A integração traz dado, não decisão. Continuam com você:

• as regras comerciais e de desconto da Vendria: elas não vêm do ERP;
• quem é o vendedor de cada cliente, enquanto a sincronização não estiver ligada;
• o que entra no catálogo que o cliente enxerga;
• aplicar ou não o preço praticado em cada linha.

Quando algo não bate

O primeiro lugar a olhar é se a informação existe no ERP para aquele cliente ou produto. A Vendria mostra o que o ERP responde: quando um campo vem vazio, quase sempre ele está vazio lá também.

Outras respostas curtas:

• O preço praticado não aparece. Ou o ERP da sua loja não oferece esse dado, ou a conexão da loja não está ativa, ou o cliente da cotação ainda não foi reconhecido no ERP.
• O pedido confirmado não foi para o ERP. Confira se o ERP da sua loja recebe pedidos e se o envio está ligado na sua loja; ele é liberado à parte. O pedido confirmado pela conversa no WhatsApp não vai sozinho: em geral ele é enviado pela página do pedido. Ver O pedido confirmado vai para o ERP?.
• O estoque não aparece na cotação. Confira se Empresa controla estoque está ligado, se a conexão da loja está ativa e se o ERP da sua loja informa saldo.
• Uma regra de ajuste "volta" depois de apagada. Ela vem do ERP; mude no cadastro do cliente lá.

Perguntas comuns

Todo ERP integrado traz crédito, estoque e preço praticado? Não. Cada integração oferece um conjunto próprio, e a Vendria só mostra o que o ERP da sua loja informa. Um dado que o ERP não oferece não aparece na tela.

Conectei o ERP. Por que nem tudo apareceu? Porque, além de o ERP oferecer o recurso, cada um tem a sua condição. Os dados do cliente, a entrada de vendedores e clientes e o envio de pedidos são liberados loja a loja pela equipe da Vendria, depois de conferir o cadastro. O estoque só aparece com Empresa controla estoque ligado em Regras Comerciais. O preço praticado só aparece depois que o cliente da cotação é reconhecido no ERP. Ver O que sincroniza com o ERP, e quando.