Observações e ordem de compra do cliente na cotação

Onde ficam

Na tela da cotação: no carrinho (Nova Cotação) e na página de uma cotação em rascunho:

• os textos livres ficam no cartão Observações, no fim da tela (clique no título para abrir);
• o número da ordem de compra do cliente fica no cartão Cliente, na opção Adicionar número de ordem de compra.

Os campos de texto da cotação e quem lê cada um

O cartão Observações pode ter até três caixas de texto parecidas. O que separa uma da outra é quem lê:

• Observações: o cliente lê. Aparece na cotação e sai no PDF e no Excel.
• Observações Internas: só a sua equipe lê. A tela diz Só para a equipe. Não sai da Vendria.
• Observação de faturamento: só aparece quando a sua loja envia pedidos a um ERP; é o texto que vai para o pedido no ERP.

Na dúvida, escreva para o cliente em Observações e para os colegas em Observações Internas.

Observações: o texto que o cliente vê

Use Observações para o que o cliente precisa saber: condição especial combinada, lembrete de entrega, referência do pedido dele. O texto aparece na página da cotação que o cliente abre e sai no PDF e no Excel. Embaixo da caixa, um contador mostra quantos caracteres você já usou.

Quando a sua loja envia pedidos a um ERP que recebe esse texto, a tela avisa que ele também vai para as observações do pedido no ERP, e até quantos caracteres cabem lá.

⚠️ Se o texto passar do que cabe no pedido do ERP, a tela avisa em laranja que estas observações não serão enviadas ao ERP e diz quantos caracteres encurtar. O resto do pedido segue normalmente.

Numa loja cujo ERP não recebe as Observações, a caixa não aparece. Se a cotação já chegou com texto nela, a caixa continua visível, com a sugestão de passar o conteúdo para Observações Internas; apagar o texto tira o campo da tela.

Observações Internas: o recado para a equipe

Observações Internas é o lugar para o que o cliente não deve ver: margem, combinado com o gerente, lembrete de cobrança. O texto não aparece para o comprador, não sai no PDF nem no Excel e não vai para o ERP.

⚠️ Quando a loja envia pedidos a um ERP, o pedido de lá tem um campo de "nota interna", mas o que vai nele é só o número do documento da Vendria, nunca este texto. Por isso as Observações Internas aparecem marcadas com não vai ao ERP. Instrução para a retaguarda do cliente não pode ficar aqui.

Observação de faturamento, nas lojas com ERP

Quando a sua loja envia pedidos a um ERP que aceita observação de faturamento, o cartão ganha a caixa Observação de faturamento (exemplo na própria caixa: entregar numa filial, faturar num dia certo). Ela é escrita para quem fatura o pedido do lado do cliente.

• O contador embaixo mostra o limite. Quando o endereço de entrega também vai dentro dessa observação, a tela explica quantos caracteres ele já ocupa.
• Se o texto passar do limite, a tela avisa que a observação não será enviada ao ERP e quanto encurtar.
• Alguns caracteres não são gravados pelo ERP; a tela lista quais. Quebras de linha viram um espaço só no ERP.

Número da ordem de compra do cliente (OC)

Quando o cliente tem um número de pedido de compra próprio, registre-o na cotação:

1. No cartão Cliente, marque Adicionar número de ordem de compra.
2. Digite o número em Nº Ordem de Compra (Pedido do cliente).

O número aparece na página da cotação e no PDF como Nº Ordem de Compra. Quando a sua loja envia pedidos a um ERP que recebe a OC, o campo mostra a marca Vai ao ERP e o número segue no pedido de lá.

Desmarcar Adicionar número de ordem de compra apaga a OC da cotação.

Limites da ordem de compra no ERP

Cada ERP aceita um tamanho máximo de OC. Quando o ERP da sua loja é mais apertado que o normal, a tela mostra Máximo seguido do número de caracteres, com limite do ERP desta loja, e o campo não deixa digitar além.

⚠️ Em lojas cujo ERP não guarda certos caracteres (como emoji e alguns símbolos), a tela avisa em vermelho qual caractere é o problema. Com ele, a OC inteira não pode ser salva (um número alterado não casaria com o do cliente), e a cotação só grava depois que você apagar o caractere.

Se a OC foi gravada antes e ficou maior que o limite do ERP, a tela avisa em vermelho quantos caracteres ela tem e que, do jeito que está, o número não será gravado no pedido. Encurte.

Observação por filial, no pedido rateado

Num pedido rateado entre filiais, quando a sua loja envia pedidos a um ERP que aceita observação, cada cartão de filial em Rateio por loja tem no fim a caixa Observação de faturamento desta loja. Ela vale só para o pedido daquela filial, por exemplo, a doca de descarga ou com quem falar na chegada.

• O texto é gravado quando você sai da caixa.
• O espaço é dividido com o endereço de entrega daquela filial e com a observação do pedido inteiro, por isso o limite de uma filial pode ser menor que o de outra.
• Se passar do limite, o texto não será enviado ao ERP, e o endereço de entrega daquela filial vai junto com ele. A tela avisa e diz quanto encurtar.

Fora da edição, o cartão só mostra a observação da filial quando ela tem texto. Para o rateio em si, ver Rateio: distribuir a quantidade de uma linha entre as filiais do cliente.

Perguntas comuns

O cliente vai ver as Observações Internas? Não. Nem na tela dele, nem no PDF, nem no ERP.

Escrevi nas Observações e o ERP não recebeu. Confira a marca ao lado do campo e o aviso laranja: a loja pode não enviar esse campo ao ERP, ou o texto passou do tamanho que cabe lá.

A cotação não salva depois que digitei a OC. A OC tem um caractere que o ERP da loja não guarda. Apague o caractere indicado em vermelho.

Onde a OC aparece para o cliente? Na página da cotação e no PDF, como Nº Ordem de Compra.