Fila de pedidos da representação: assumir, passar e devolver

O que é a fila da representação

Quando você trabalha numa empresa de representação, alguns pedidos chegam para a representação sem que ninguém da equipe tenha sido apontado como vendedor. Esses pedidos formam a fila: são da equipe inteira até alguém assumir.

Um pedido está na fila quando as duas coisas valem ao mesmo tempo: ele é da sua representação e não tem vendedor. Pedido que um colega ainda está montando no carrinho não entra na fila.

Onde fica

Em Cotações, o pedido da fila aparece com Vendedor: <nome da representação> · a assumir. No filtro de vendedor da lista, a opção Sem vendedor reúne esses pedidos.

Ao abrir o pedido, o bloco Vendedor mostra o mesmo "<representação> · a assumir" e, ao lado, o botão Assumir.

Quem enxerga a fila

Quem define é o Sócio da representação, na chave de fila de pedidos novos (ver Permissões: o que a equipe da representação pode fazer):

• Com a fila aberta a Toda a equipe, qualquer membro vê os pedidos sem dono e pode assumir.
• Com a fila restrita a Só Sócio e Administrativo, o Vendedor não vê pedido sem dono, não pode assumir e não recebe o aviso de pedido novo. Os pedidos que já são dele continuam aparecendo normalmente.

A fila também respeita as lojas que o seu mandato cobre: pedido de uma loja que você não atende não aparece para você, nem para assumir.

Assumir um pedido da fila

1. Abra o pedido pela lista de Cotações ou pelo aviso do sininho.
2. No bloco Vendedor, clique em Assumir.
3. A mensagem Você assumiu este pedido. confirma. O pedido sai da fila e passa a ser seu: ele deixa de aparecer como "a assumir" para o resto da equipe.

Se dois colegas clicam Assumir ao mesmo tempo, só um fica com o pedido; o outro recebe a recusa.

Passar o pedido para um colega

Mover pedido entre pessoas é de Sócio e Administrativo: é o que se usa para cobrir férias ou redistribuir a carga. Conforme o pedido, o bloco Vendedor oferece um de dois controles para isso.

O menu ao lado do nome:

• Na fila, o menu Distribuir lista a equipe sob Passar para. A mensagem Pedido passado para <nome>. confirma.
• Num pedido que já tem dono, o mesmo menu se chama Trocar vendedor.
• Devolver à fila, no mesmo menu, tira o dono e devolve o pedido à equipe. A mensagem é Pedido devolvido à fila da representação.

Ou um seletor com o nome da venda, onde se escolhe a pessoa da equipe, ou Tirar o vendedor, que deixa o pedido sem vendedor e mantém a representação como dona, isto é, devolve o pedido à fila.

Só volta à fila pedido que ainda está em trabalho. Pedido confirmado, exportado, cancelado, rejeitado ou vencido não tem a opção. E o destino precisa ser da mesma representação e atender a loja do pedido, senão a gravação é recusada com Este vendedor não atende a loja deste documento. ou Este vendedor não faz parte da representação responsável por este documento.

O Vendedor comum não passa pedido para ninguém: ele assume o que está na fila.

Vendedor e Digitador: duas perguntas diferentes

• Vendedor responde de quem é a venda. É quem fica com o pedido e com o crédito da venda. É o que muda quando alguém assume ou passa o pedido.
• Digitado por responde quem lançou o pedido no sistema: em geral, quem estava logado quando o pedido nasceu. Aparece embaixo do bloco Vendedor.

Os dois podem ser pessoas diferentes: a mesa de apoio pode digitar em nome de um representante, e o pedido continua sendo venda do representante.

Quando alguém com permissão corrige o digitador (administrador da fornecedora, Sócio ou Administrativo nos pedidos da própria representação), a linha mostra o nome novo e, ao lado, (registrado no sistema: <nome original>). A correção pode ser desfeita com Voltar ao original. Para o Vendedor, a linha é só de leitura.

Na lista de Cotações, o filtro Todos os digitadores aparece quando há pedidos digitados por outra pessoa: é o jeito de achar o que a mesa lançou.

O aviso de pedido novo

Quando um pedido cai na fila, quem enxerga a fila recebe no sininho Novo pedido para a sua representação: "Ninguém assumiu ainda — abra e clique em Assumir." Se o pedido já estava confirmado mas não entrou no ERP e continua sem dono, o aviso é Pedido confirmado precisa de atenção: "abra, confira e reenvie." Ver Os avisos do sininho: o que chega para o vendedor.

Quando dá errado

• Não vejo o botão Assumir: o pedido já tem dono, ou a fila da sua representação está restrita a Sócio e Administrativo.
• Assumi e o pedido sumiu da lista de um colega: é o esperado: ele deixou de estar na fila.
• Não aparece "Devolver à fila": o pedido não tem dono ou já saiu de trabalho (confirmado, exportado, cancelado, rejeitado ou vencido).