Exportação: como sai o arquivo da sua representação

Onde fica

No menu da sua conta, em Exportação, o mesmo nome da tela da fornecedora. O item aparece para quem é membro de uma empresa de representação. A página tem duas partes: o arquivo da lista do catálogo e o PDF/Excel das cotações e pedidos creditados à sua representação.

O topo da página diz de qual representação e de qual organização é a configuração que está na tela: "De <representação> na organização <organização>. O que você não personalizar continua vindo da organização.". Quem é de mais de uma representação escolhe qual no seletor ao lado do título.

Quem vê e quem altera os modelos de lista

Todo membro da representação vê a página; quem altera é o Sócio ou o Administrativo. Para os outros, o cartão aparece com o selo Somente leitura e a frase "Só Sócio ou Administrativo da representação altera estes modelos.": os campos ficam travados.

A página continua aberta ao Vendedor de propósito: é por ela que ele entende por que o arquivo da lista sai com aquelas colunas, antes de mandá-lo ao cliente.

A organização lê a configuração da sua representação, mas não a altera: a equipe decide sobre o próprio arquivo.

A configuração vale só para esta organização

Este é o ponto que mais gera engano: o modelo vale para a sua representação naquela organização, não em todas. Uma representação que atende três marcas configura três vezes.

O motivo é o catálogo. As colunas de atributo que o editor oferece vêm do catálogo da organização; um modelo montado numa marca com uma coluna que a outra não tem perderia essa coluna na outra, sem aviso.

Os modelos padrão: um cartão por formato

Em Modelos padrão ficam dois cartões: Excel e PDF. Eles sempre existem e são o que sai quando alguém da equipe toca em 📊 Excel ou 📄 PDF na resposta da Dri, ou baixa direto pelo menu Exportar da tela de produtos. Com o cartão do PDF fechado, uma linha já mostra o desenho dele: "Layout: Tabela" ou "Layout: Grade · 3 por linha".

Abrindo um cartão, dá para ajustar:

• Colunas (na ordem de exportação): quais colunas entram, com que título e em que ordem;
• Formatação: Casas decimais, Separador decimal, Separador de milhar e Caixa do texto (maiúsculas ou não). No Excel a célula guarda número, e quem desenha a vírgula é o programa de quem abre; ali só valem as casas decimais e o separador de milhar ligado ou desligado;
• no PDF, a Orientação da página (PDF): Automática (recomendado), Sempre retrato ou Sempre paisagem, e o Layout do PDF: Tabela — uma linha por produto ou Grade — cartões com foto grande, com os Itens por linha da grade.

Pré-visualizar PDF e Pré-visualizar Excel mostram o resultado do que está na tela, antes de salvar.

Salvar ou descartar uma mudança no cartão

Nada é gravado enquanto você mexe. O cabeçalho do cartão ganha o selo Não salvo, e embaixo aparecem Salvar e Descartar, com a frase "Alterações não salvas". Só depois de Salvar a mudança passa a valer para a equipe.

A herança é por formato, não por coluna

Cada cartão herda da organização enquanto ninguém da representação mexer nele, e traz o selo Herdado da organização. Aberto, ele avisa: "Estas são as regras da organização. Ao mexer em qualquer uma, elas passam a ser da sua representação e param de acompanhar as dela."

⚠️ Mexer em qualquer coisa dentro de um cartão leva o formato inteiro. Salvo, aquele formato passa a ser da sua representação e deixa de acompanhar o da organização; os outros formatos continuam herdando.

Para devolver um formato à herança, use Voltar ao da organização, no cabeçalho do cartão. Ele apaga a configuração da sua representação naquele formato em vez de copiar a da organização, então uma mudança futura da organização volta a chegar à sua equipe.

O PDF e o Excel das cotações

A seção Cotações e pedidos decide como sai o PDF e o Excel de todo documento creditado à sua representação, inclusive quando quem abre e exporta é a fornecedora. A herança é a mesma dos cartões da lista: formato que você não mexeu continua vindo da organização.

CSV e TXT não aparecem aqui, de propósito. Esses dois formatos alimentam o ERP da fornecedora, então continuam no modelo dela em qualquer documento.

Modelos com nome e a estrela de visibilidade

Abaixo dos cartões fica Modelos customizados: variações com nome para casos específicos (um catálogo com foto, uma planilha só com código e preço). Novo modelo abre o formulário, com Nome, as mesmas regras de colunas e formatação e o campo Visibilidade para a equipe.

A estrela é o que dá visibilidade. Um modelo marcado com um formato ganha o selo Visível · Excel (ou PDF) e passa a aparecer para a equipe no menu da Dri, junto da lista, e no menu Exportar da tela de produtos. Sem a marca, ele leva o selo Não visível para a equipe e existe só nesta tela. Quando há modelo sem a estrela, um aviso no topo da seção conta quantos.

No menu da Dri, os modelos visíveis da sua representação vêm primeiro e os da organização depois: a representação acrescenta opções, não tira as da organização.

Cada modelo tem ainda os botões de duplicar, editar e remover.

A janela de novidades da representação

Na mesma página fica o cartão Janela de novidades: por quantos dias um produto recém-cadastrado continua contando como novidade quando alguém da equipe pede "a lista de novidades". Se o vendedor disser o prazo na própria mensagem ("o que entrou nos últimos 20 dias"), vale o prazo dito, e não este número.

O campo Dias considerados novidade vazio não quer dizer desligado: quer dizer que a sua representação segue a organização, e o valor herdado aparece em cinza dentro do campo, com a frase "Sem configuração própria: valem os N dias da organização.". Digitar um número e tocar em Salvar janela passa a valer só para a sua equipe; apagar o número e salvar devolve a herança.

Quando dá errado

• Troquei de representação no seletor e o que eu digitei sumiu. A página recomeça a edição a cada troca, de propósito, para não levar o ajuste de uma representação para a outra. Salve antes de trocar.
• Criei um modelo e ele não aparece na Dri. Falta a estrela: escolha um formato em Visibilidade para a equipe.
• Apareceu "Só Sócio ou Administrativo da representação altera os modelos de lista dela." O seu papel na representação é Vendedor; peça a um Sócio ou Administrativo.
• O arquivo mudou sem ninguém da equipe mexer. O formato ainda estava herdando, e a organização mudou o dela.
• A coluna de imposto não é oferecida, ou aparece riscada como sem efeito. Na lista da sua representação quem decide o imposto é a escolha dela, em Impostos no menu da representação, a mesma das cotações creditadas a ela (ver Impostos, Regras Comerciais e Configurações da representação). Um tributo que a representação desligou não vira coluna; sem escolha própria, vale a chave Catálogo e listas da organização.

Para o que cada vendedor pode ajustar na própria conversa, ver Modelos de arquivo da lista: de quem é o layout.