Importar clientes por planilha

Onde fica

No menu, em Clientes, botão Importar no alto da tela. Abre a janela Importar Clientes. Só o administrador vê o botão, e ele some quando os clientes da sua empresa vêm só do ERP.

Para que serve a importação de clientes

Cadastrar ou atualizar muitos clientes de uma vez a partir de uma planilha que você já tem: a exportação do sistema antigo, a lista do financeiro, um cadastro em Excel. A planilha não precisa seguir modelo: a Vendria lê o cabeçalho, sugere de qual campo é cada coluna e você confere antes de importar.

Aceita Excel (.xlsx, .xls, .xlsm, .xlsb) e CSV.

Como importar clientes por planilha

1. Em Clientes, clique em Importar.
2. Em Arquivo Excel ou CSV, escolha a planilha. A tela mostra Analisando arquivo com IA... enquanto lê.
3. Na etapa Mapeamento de Colunas, confira cada coluna da planilha e o campo para onde ela vai. As colunas aparecem agrupadas em Dados da Empresa, Endereço, Contato Principal, Comercial, Outros e Não mapeados. Para descartar uma coluna, escolha — Ignorar —.
4. Se quiser, escolha o Vendedor padrão, usado quando o vendedor da planilha não for encontrado.
5. Confira a Amostra logo abaixo: são as primeiras linhas já com o mapeamento aplicado.
6. Clique em Importar N linhas. O botão mostra o andamento.
7. A etapa Resultado da Importação mostra quantas Empresas criadas, Empresas atualizadas e Ignorados, e os Erros por linha.

Não sabe como montar a planilha? Na primeira etapa, Baixar template completo baixa um Excel com todas as colunas que a importação entende.

Os campos que a planilha pode preencher

• Dados da Empresa: Nome Fantasia, Razão Social, CNPJ/CPF, Tipo Pessoa (PF/PJ), Inscrição Estadual, Tags, Segmento, Código Externo, Status, E-mail (Empresa), Telefone (Empresa).
• Endereço: Cidade, Estado, CEP, Bairro, Logradouro.
• Comercial: Condição de Pagamento, Forma de Pagamento, Tipo de Frete, os bloqueios de cada um (Bloquear Cond. Pagamento, Bloquear Forma Pagamento, Bloquear Frete) e as regras de parcelamento do cliente (Duplicata Mínima, Intervalo Parcelas, Prazo Máximo, Aceita À Vista).
• Outros: Vendedor.

Uma linha sem nome fantasia usa a razão social como nome. Uma linha sem os dois é ignorada, com o motivo nome e razão social ausentes.

Cliente novo ou cliente atualizado

Para cada linha, a Vendria procura um cliente que já exista:

1. pelo CNPJ/CPF, inclusive o CNPJ de uma filial já cadastrada;
2. se não achar, pelo Código Externo.

Achou: o cliente é atualizado com o que a linha traz (campo vazio na planilha não apaga o que já existe). Não achou: um cliente novo é criado. Por isso, reimportar a mesma planilha corrigida não duplica clientes, desde que a linha tenha CNPJ ou código.

Quando a linha casa pelo CNPJ de uma filial, os dados dela não sobrescrevem o cadastro da matriz: o cliente só conta como atualizado.

O vendedor de cada cliente

A coluna Vendedor é casada pelo nome do vendedor na Vendria, sem diferença de acento ou maiúscula. Nome que não casa com ninguém cai no Vendedor padrão; sem vendedor padrão, o cliente fica sem vendedor (ou mantém o que já tinha, se já existia).

Escreva o nome exatamente como a pessoa está cadastrada em Usuários. Um apelido ou um sobrenome a mais faz o cliente cair no vendedor padrão.

⚠️ A coluna Status reativa clientes desativados

Quando a planilha atualiza um cliente que já existe, o Status dele é regravado. Sem coluna de status mapeada (ou com a célula vazia) o cliente é considerado ativo. Ou seja: importar uma planilha sem a coluna Status reativa clientes que você tinha desativado à mão.

Só ficam inativos os valores inativo (ou inactive), bloqueado (ou blocked), suspenso (ou suspended) e cancelado, este, só em português: cancelled não desativa. Se você mantém clientes desativados, inclua a coluna Status na planilha ou retire essas linhas antes de importar.

⚠️ As colunas de contato não criam compradores

A etapa de mapeamento oferece Nome do Contato, Telefone Contato, E-mail Contato e CPF Contato, e o resultado mostra Compradores criados e Compradores vinculados. Mas a importação de hoje cadastra só a empresa: os contatos da planilha não viram compradores, e esses dois números ficam em zero.

Para dar acesso às pessoas do cliente, use a aba Compradores da ficha. Ver Dar acesso a um comprador: catálogo, WhatsApp e lojas.

A condição de pagamento da planilha

A Condição de Pagamento é conferida linha a linha. Um prazo que não avança no tempo (10/10/10 em vez de 10/20/30) é recusado: a linha é importada sem a condição e o motivo aparece em Erros. Corrija na ficha do cliente ou na planilha e importe de novo.

Forma de Pagamento e Tipo de Frete são traduzidos para as opções da Vendria; um valor que não se reconhece fica em branco.

As condições que vêm da planilha contam como definidas pelo administrador: o aprendizado automático de condições não as sobrescreve depois.

A próxima importação lembra o mapeamento

Depois de importar, a Vendria guarda como você mapeou as colunas. Na próxima planilha com o mesmo formato, o mapeamento já vem sugerido do mesmo jeito.

Quando dá errado

• "Upload expirado. Faça upload novamente.": a planilha analisada ficou tempo demais esperando a confirmação. Comece de novo pelo Importar.
• Muitos ignorados: confira se a coluna do nome foi mapeada para Nome Fantasia ou Razão Social.
• Clientes duplicados depois de importar: as linhas não tinham CNPJ nem Código Externo, então não havia como achar o cadastro existente.
• O vendedor não entrou: o nome na planilha não bate com o nome cadastrado.
• O botão Importar não aparece: você não é administrador, ou os clientes da sua empresa vêm só do ERP.