Conferir a proposta do fornecedor, e como aceitar, pedir mudança ou recusar

Onde fica

A proposta chega pelo vendedor: em geral um PDF que ele manda na conversa de WhatsApp que vocês já têm, ou por e-mail. O arquivo traz o número da proposta, a versão (v1, v2…) e a data até quando ela vale.

Se você tem acesso ao site do fornecedor, a mesma proposta aparece em Cotações, com a situação Aguardando aprovação do cliente. Na lista, a etiqueta curta Aguardando cliente mostra também há quanto tempo ela espera por você.

Como responder à proposta

A resposta vai para o vendedor que mandou a proposta, pelo mesmo canal em que ela chegou. Não há botão de aceite para você no site: quem registra a sua resposta no sistema é ele.

• Aceitar: diga que aceita ("pode faturar", "pode seguir"). O vendedor registra o aceite, e o pedido passa a Confirmado.
• Pedir mudança: diga o que precisa mudar: quantidade, prazo, um item a mais ou a menos. O vendedor revisa e manda uma versão nova.
• Recusar: diga que não vai seguir. O pedido passa a Rejeitado.

Responda sobre a versão mais recente que você recebeu. Se chegou uma v2, a v1 deixou de valer.

O que confere antes de aceitar

• Itens e quantidades: cada linha tem código, descrição, quantidade, unidade, preço unitário e total.
• Totais: com os impostos destacados, quando o fornecedor trabalha assim.
• Condições: forma e condição de pagamento, frete, previsão de entrega e o número da sua ordem de compra, quando você informou um.
• Distribuição por filial: se o pedido é dividido entre as suas unidades, cada linha mostra quanto vai para cada uma.
• Observações: o que o vendedor anotou para você.

Item que você pediu e não está na proposta

Um código que você pediu e que não existe no catálogo do fornecedor não entra na proposta. Ele aparece numa faixa separada, antes dos totais, com o aviso de que o fornecedor vai retornar sobre ele, e os totais já estão sem esse item.

Se a lista for longa, a faixa mostra os primeiros códigos e resume o resto em "e mais N". Se o item é importante, pergunte ao vendedor antes de aceitar: aceitar a proposta é aceitar o pedido sem ele.

Validade da proposta

A proposta vale até a data impressa nela. Depois disso ela vence e passa a Expirado: o preço daquele dia não vale mais. Para seguir, peça ao vendedor uma versão nova.

Se você abriu a proposta por um link

O normal é a proposta chegar como PDF. Se você está vendo a proposta numa página aberta por um link, ela mostra o mesmo documento (cabeçalho com a versão e a validade, itens, totais, condições e observações) e serve para ler. A resposta continua indo para o vendedor, como acima.

A página também diz em que pé a proposta está:

• Proposta confirmada: o pedido já foi fechado.
• Proposta recusada: ela foi encerrada; se mudou de ideia, fale com quem enviou.
• Esta proposta está em revisão: o fornecedor está refazendo a proposta, e uma versão nova vai chegar.
• Esta proposta venceu: passou da validade; peça uma versão nova.
• Esta proposta não está mais disponível por este link: o documento seguiu por outro caminho; peça ao vendedor a versão atual.
• Link inválido ou vencido: o link passou do prazo ou está incompleto; peça um novo.

Perguntas comuns

Não acho o botão para confirmar. Não há: a confirmação é a sua resposta ao vendedor, e ele a registra no sistema.

Aceitei e a situação não mudou. Ela muda quando o vendedor registra o seu aceite. Se demorar, confirme com ele que a mensagem chegou.

Recebi duas versões. Qual vale? A de número maior. A anterior foi substituída quando o vendedor revisou a proposta.