# Exportação: como sai o arquivo da sua representação

> Para a representação: configure os modelos de Excel e PDF da lista de produtos, herde ou personalize os da organização e mostre modelos à equipe.

Fonte: https://vendria.com/ajuda/modelos-de-lista-da-representacao

## Onde fica

No menu da sua conta, em **Exportação**, o mesmo nome da tela da fornecedora.
O item aparece para quem é membro de uma empresa de representação. A página tem
duas partes: o arquivo da **lista** do catálogo e o PDF/Excel das **cotações e
pedidos** creditados à sua representação.

O topo da página diz de qual representação e de qual organização é a configuração
que está na tela: *"De <representação> na organização <organização>. O que você
não personalizar continua vindo da organização."*. Quem é de mais de uma
representação escolhe qual no seletor ao lado do título.

## Quem vê e quem altera os modelos de lista

**Todo membro da representação vê a página; quem altera é o Sócio ou o
Administrativo.** Para os outros, o cartão aparece com o selo **Somente leitura** e
a frase *"Só Sócio ou Administrativo da representação altera estes modelos."*: os
campos ficam travados.

A página continua aberta ao Vendedor de propósito: é por ela que ele entende por
que o arquivo da lista sai com aquelas colunas, antes de mandá-lo ao cliente.

A organização lê a configuração da sua representação, mas não a altera: a equipe
decide sobre o próprio arquivo.

## A configuração vale só para esta organização

Este é o ponto que mais gera engano: o modelo vale para a sua representação
**naquela organização**, não em todas. Uma representação que atende três marcas
configura três vezes.

O motivo é o catálogo. As colunas de atributo que o editor oferece vêm do catálogo
da organização; um modelo montado numa marca com uma coluna que a outra não tem
perderia essa coluna na outra, sem aviso.

## Os modelos padrão: um cartão por formato

Em **Modelos padrão** ficam dois cartões: **Excel** e **PDF**. Eles sempre
existem e são o que sai quando alguém da equipe toca em **📊 Excel** ou **📄 PDF**
na resposta da Dri, ou baixa direto pelo menu Exportar da tela de produtos. Com o
cartão do PDF fechado, uma linha já mostra o desenho dele: *"Layout: Tabela"* ou
*"Layout: Grade · 3 por linha"*.

Abrindo um cartão, dá para ajustar:

- **Colunas (na ordem de exportação)**: quais colunas entram, com que título e em
  que ordem;
- **Formatação**: **Casas decimais**, **Separador decimal**, **Separador de
  milhar** e **Caixa do texto** (maiúsculas ou não). No Excel a célula guarda número, e quem desenha a vírgula
  é o programa de quem abre; ali só valem as casas decimais e o separador de milhar
  ligado ou desligado;
- no PDF, a **Orientação da página (PDF)**: **Automática (recomendado)**, **Sempre
  retrato** ou **Sempre paisagem**, e o **Layout do PDF**: **Tabela — uma linha
  por produto** ou **Grade — cartões com foto grande**, com os **Itens por linha**
  da grade.

**Pré-visualizar PDF** e **Pré-visualizar Excel** mostram o resultado do que está
na tela, antes de salvar.

## Salvar ou descartar uma mudança no cartão

Nada é gravado enquanto você mexe. O cabeçalho do cartão ganha o selo **Não
salvo**, e embaixo aparecem **Salvar** e **Descartar**, com a frase *"Alterações
não salvas"*. Só depois de **Salvar** a mudança passa a valer para a equipe.

## A herança é por formato, não por coluna

Cada cartão herda da organização enquanto ninguém da representação mexer nele, e
traz o selo **Herdado da organização**. Aberto, ele avisa: *"Estas são as regras da
organização. Ao mexer em qualquer uma, elas passam a ser da sua representação e
param de acompanhar as dela."*

⚠️ **Mexer em qualquer coisa dentro de um cartão leva o formato inteiro.** Salvo,
aquele formato passa a ser da sua representação e deixa de acompanhar o da
organização; os outros formatos continuam herdando.

Para devolver um formato à herança, use **Voltar ao da organização**, no cabeçalho
do cartão. Ele apaga a configuração da sua representação naquele formato em vez de
copiar a da organização, então uma mudança futura da organização volta a chegar à
sua equipe.

## O PDF e o Excel das cotações

A seção **Cotações e pedidos** decide como sai o PDF e o Excel de todo documento
creditado à sua representação, inclusive quando quem abre e exporta é a
fornecedora. A herança é a mesma dos cartões da lista: formato que você não
mexeu continua vindo da organização.

**CSV e TXT não aparecem aqui, de propósito.** Esses dois formatos alimentam o
ERP da fornecedora, então continuam no modelo dela em qualquer documento.

## Modelos com nome e a estrela de visibilidade

Abaixo dos cartões fica **Modelos customizados**: variações com nome para casos
específicos (um catálogo com foto, uma planilha só com código e preço). **Novo
modelo** abre o formulário, com **Nome**, as mesmas regras de colunas e formatação
e o campo **Visibilidade para a equipe**.

**A estrela é o que dá visibilidade.** Um modelo marcado com um formato ganha o
selo **Visível · Excel** (ou PDF) e passa a aparecer para a equipe no menu da Dri,
junto da lista, e no menu Exportar da tela de produtos. Sem a marca, ele leva o selo
**Não visível para a equipe** e existe só nesta tela. Quando há modelo sem a
estrela, um aviso no topo da seção conta quantos.

No menu da Dri, os modelos visíveis da sua representação vêm primeiro e os da
organização depois: a representação acrescenta opções, não tira as da organização.

Cada modelo tem ainda os botões de duplicar, editar e remover.

## A janela de novidades da representação

Na mesma página fica o cartão **Janela de novidades**: por quantos dias um produto
recém-cadastrado continua contando como novidade quando alguém da equipe pede *"a
lista de novidades"*. Se o vendedor disser o prazo na própria mensagem (*"o que
entrou nos últimos 20 dias"*), vale o prazo dito, e não este número.

O campo **Dias considerados novidade** vazio **não quer dizer desligado**: quer
dizer que a sua representação segue a organização, e o valor herdado aparece em
cinza dentro do campo, com a frase *"Sem configuração própria: valem os N dias da
organização."*. Digitar um número e tocar em **Salvar janela** passa a valer só
para a sua equipe; apagar o número e salvar devolve a herança.

## Quando dá errado

- **Troquei de representação no seletor e o que eu digitei sumiu.** A página
  recomeça a edição a cada troca, de propósito, para não levar o ajuste de uma
  representação para a outra. Salve antes de trocar.
- **Criei um modelo e ele não aparece na Dri.** Falta a estrela: escolha um formato
  em **Visibilidade para a equipe**.
- **Apareceu "Só Sócio ou Administrativo da representação altera os modelos de
  lista dela."** O seu papel na representação é Vendedor; peça a um Sócio ou
  Administrativo.
- **O arquivo mudou sem ninguém da equipe mexer.** O formato ainda estava herdando,
  e a organização mudou o dela.
- **A coluna de imposto não é oferecida, ou aparece riscada como sem efeito.** Na
  lista da sua representação quem decide o imposto é a escolha dela, em
  **Impostos** no menu da representação, a mesma das cotações creditadas a ela
  (ver [Impostos, Regras Comerciais e Configurações da representação](/ajuda/impostos-condicoes-e-timbre-da-representacao)). Um
  tributo que a representação desligou não vira coluna; sem escolha própria, vale
  a chave **Catálogo e listas** da organização.

Para o que cada vendedor pode ajustar na própria conversa, ver [Modelos de arquivo da lista: de quem é o layout](/ajuda/modelos-de-arquivo-da-lista).