# Exportar a cotação em Excel ou PDF pelo WhatsApp

> Exporte a cotação em Excel ou PDF pelo WhatsApp com a Dri: o que o botão Exportar faz, quem confirma o pedido e os avisos que chegam com o arquivo.

Fonte: https://vendria.com/ajuda/exportar-cotacao-pelo-whatsapp

## O que é

Depois que a Dri monta a cotação no WhatsApp, ela oferece os botões
**[Exportar]** e **[Adicionar itens]**. Tocando em **Exportar**, aparecem
**[Excel]** e **[PDF]**, e o arquivo sai no modelo de arquivo que a sua empresa
usa.

Exportar pelo WhatsApp é mais do que baixar: é dizer *"estou mandando este
pedido"*. Por isso o toque no botão faz outras coisas além de gerar o arquivo,
e pedir o arquivo por escrito não faz. As duas seções seguintes explicam a
diferença.

Para baixar a cotação pela tela, ver [Baixar a cotação em PDF, Excel ou CSV: o menu Exportar e os modelos](/ajuda/baixar-a-cotacao-pdf-excel-e-modelos).

## Pedir o arquivo por escrito não é exportar

Esta é a diferença que mais engana:

- *Tocar em [Exportar]* e escolher o formato (ou escrever exatamente o
  rótulo do botão) é exportar. O documento é marcado como exportado, a Dri
  tenta confirmar o pedido e a conversa se encerra.
- *Pedir o arquivo em palavras* (*"manda o primeiro pedido em PDF"*) entrega
  *só o arquivo*. O documento continua exatamente como estava: em rascunho,
  sem marca de exportação, nada vai ao ERP, e a conversa segue aberta. A
  mensagem avisa: *"📄 Só o arquivo: o pedido continua em rascunho e nada foi
  enviado ao ERP."*

A regra por trás: nenhum passo sem volta sai de uma frase que não o pediu.

O efeito colateral é proposital: sem a marca de exportação, a cotação não entra
na resposta de *"o que está pendente pra mim?"*. Um rascunho que ninguém
exportou não é tarefa pendente de ninguém.

## O que acontece quando você toca em Exportar

1. A Dri gera o arquivo no formato escolhido e manda na conversa, com a
   contagem de itens (*"Planilha enviada com 12 itens!"*).
2. O documento ganha a marca de exportado: na lista de cotações ele passa a
   aparecer como **Exportado**, com há quanto tempo.
3. A Dri tenta confirmar o pedido, o que só acontece em alguns casos (veja a
   seção sobre quem confirma).
4. Junto do arquivo chegam os avisos sobre o pedido: pendência de conferência,
   item zerado, falta de estoque, pedido mínimo e outros.
5. A conversa é encerrada. A próxima mensagem abre um atendimento novo.

## Quem confirma o pedido ao exportar pelo WhatsApp

Pelo WhatsApp, o pedido só é confirmado quando quem exporta é *administrador*
da empresa ou da loja daquela cotação. Para o vendedor e o representante, o
toque em **Exportar** entrega o arquivo e deixa a cotação em rascunho, com a
marca de exportada. A mensagem diz: *"📄 Enviei o arquivo. O pedido ainda não
foi criado: abra a cotação na Vendria e confirme para gerá-lo."*

Isso é decisão, não falha: no WhatsApp não há tela para mostrar o que o pedido
vai levar antes de confirmá-lo. O vendedor confirma pela tela da cotação. Ver
[Confirmar o orçamento: direto ou depois que o cliente aceitou](/ajuda/confirmar-o-orcamento).

## Os avisos que chegam com o arquivo exportado

Alguns avisos impedem a confirmação; os outros só descrevem o pedido que saiu.

Impedem:

- *pedido mínimo*: *"🚫 Este pedido NÃO foi confirmado: o total está abaixo
  do pedido mínimo desta loja"*;
- *informação que o ERP exige*: *"🚫 Este pedido NÃO foi confirmado: falta
  informação que o ERP exige para montar o pedido"*. Abra o pedido na tela para
  ver o que falta;
- *cliente que o ERP recusa*: *"🚫 Este pedido NÃO foi confirmado: o ERP desta
  loja recusa este cliente"*. O ERP só aceita pedido de cliente cadastrado nele,
  sem duplicidade e sem bloqueio. Abra a cotação para ver o motivo exato, acerte
  o cadastro no ERP (ou peça a quem cadastra clientes), use *Conferir no ERP* e
  exporte de novo. A recusa também é conferida de novo com o ERP sozinha, depois
  de alguns minutos.

Só avisam:

- *pendência de conferência*: a leitura saiu como estava; abra a cotação,
  confira e exporte de novo se algo mudar;
- *item com quantidade zero*: aquele item não entrou no pedido;
- *falta de estoque sem decisão*: a quantidade pedida foi *inteira* para o
  pedido e para o arquivo. Decida na linha da cotação (ver [Estoque na cotação: o aviso de falta e as saídas](/ajuda/estoque-na-cotacao)) e exporte de novo;
- *forma de pagamento ou prazo em branco, rateio por filial recusado*: o pedido
  existe na Vendria, mas vai ter problema na hora de ir ao ERP. Cada aviso diz o que escolher ou corrigir na cotação.

## O ERP e a exportação pelo WhatsApp

Em regra, exportar pelo WhatsApp *não grava nada no ERP*, mesmo quando o
pedido é confirmado ali. A gravação no ERP sai pela tela do pedido, onde dá
para ver os avisos antes de mandar. Quando a sua loja envia pedidos ao ERP,
confira a cotação na tela depois de exportar. Ver [Quando o pedido confirmado não entra no ERP](/ajuda/quando-o-pedido-confirmado-nao-entra-no-erp).

## Exportar uma compra com mais de uma loja

Quando a cotação virou uma compra com pedidos de lojas diferentes, a
exportação gera *um arquivo por loja*, e a mensagem diz quantos saíram
(*"3 planilhas enviadas! 40 itens."*).

Se a sua empresa trata cada pedido da compra como independente, só o pedido
desta conversa pode ser confirmado por ali. A mensagem avisa: *"Confirmei só o
pedido desta conversa. Os demais desta compra se confirmam na web, um a um"*.

## Modelos de arquivo na exportação pelo WhatsApp

Se a sua empresa tem mais de um modelo de arquivo, a Dri pergunta qual usar;
com um só, ela usa aquele sem perguntar. Para saber quais existem, peça
*"quais modelos eu tenho?"*: ela lista o modelo do arquivo que *sai* e o
modelo da planilha que o cliente *manda*.

Pedir a lista num modelo nomeado (*"manda a lista no modelo Time Interno"*) já
é entrega: ela gera o arquivo naquele modelo. Ver [Modelos de arquivo da lista: de quem é o layout](/ajuda/modelos-de-arquivo-da-lista).

## No celular e no computador

Os botões **[Excel]** e **[PDF]** funcionam no WhatsApp do celular e no do
computador. O formulário do WhatsApp (a telinha para escolher o cliente e as
condições antes de exportar) só abre no celular. No computador, use os botões
ou abra a cotação pelo link da Vendria.

## Quando o arquivo exportado não sai

Se o arquivo falha, a Dri diz. Numa compra com mais de uma loja, ela conta o
que saiu e o que não saiu (*"2 de 3 planilhas enviadas. Falhou: …"*) e mantém a
conversa aberta, para você tocar em **Exportar** de novo.

O arquivo nunca some em silêncio: uma mensagem de "enviado" sobre um arquivo
que não chegou seria pior que o erro.

## Erros comuns

- *Tocar em **Exportar** querendo só o arquivo.* Exportar marca a cotação como
  exportada e encerra a conversa; para administrador, também confirma o pedido.
  Para só receber o arquivo, peça em palavras: *"manda em PDF"*.
- *Pedir o arquivo em palavras achando que exportou.* *"Manda em PDF"* entrega
  só o arquivo: a cotação continua em rascunho e nada vai ao ERP.
- *Exportei e a cotação continua Rascunho.* É o normal para vendedor e
  representante: confirme pela tela.
- *Pedi o PDF e a conversa não fechou.* Pedir por escrito entrega só o
  arquivo. Para exportar de fato, toque em **Exportar**.
- *O cliente recebeu um item sem estoque.* Sem decisão na linha, a
  quantidade pedida vai inteira. Decida na cotação e exporte de novo.